本記事では、採用担当者向け採用メールの書き方や例文をパターン別に解説します。求職者に採用メールを送る際、書き方を間違えてしまうと、企業に対する印象が悪くなる可能性があります。採用メールの書き方がわからない採用担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

採用担当者向け採用メールは書き方・例文を用意しておくとよい

結論、採用担当者はメールのテンプレートを用意しておくと良いです。

テンプレートを用意しておく利点は下記の通りです。

• 迅速に返信できる
• 不採用の返信にストレスがかからない
• 負担を軽減できる

それぞれについて説明するので、採用担当者や採用関係の仕事に転職しようとしている人は参考にしてください。

迅速に返信できる

求職者への返信メールは迅速に行う必要があります。

返信に時間がかかると、求職者のモチベーションが下がり音信不通になります。

そのため、求職者への返信はテンプレートを作成し、迅速に対応できるようにしましょう。

不採用の返信にストレスがかからない

テンプレートを作成しておくと不採用の返信にストレスがかかりません。

不採用の返信を1つ1つ考えていると時間がかかり、ストレスになります。

また、ミスの原因にもなるため、テンプレートを作成し業務の効率化をしましょう。

負担を軽減できる

テンプレートを作成すると負担を軽減できます。

負担を軽減できるとミスもなくなり、業務の効率化に繋がります。

上記で説明した通り、求職者への返信はなるべく早くする必要があるため、テンプレートを作成し、ストレスのない、迅速な対応をできるようにしましょう。

また、ビジネスマナーに心配がある場合は「ビジネスマン必見！ビジネスメールの基礎マナーや・返信内容のコツをご紹介！」がおすすめです。

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スタートアップ企業で採用をしたいと考えている方々に関する主な課題は、

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採用担当者向け採用メール【応募受付から書類選考】

応募受付から書類選考までの返信メールは下記の通りです。

• 応募を受け付けた旨を知らせるメール
• 採用予定人数に達した為に締め切る旨を伝えるメール
• 履歴書や職務経歴書の送付をお願いするメール

パターン別に紹介するので、採用担当者や採用関係の仕事に転職しようと考えている人は参考にしてください。

応募を受け付けた旨を知らせるメール

応募を受け付けた際のメールは、採用担当者の電話番号とメールアドレスをどちらも伝え、迅速に連絡しましょう。

例文は下記の通りです。

タイトル　【株式会社〇〇】ご応募ありがとうございます。

〇〇〇〇様

お世話になります。

株式会社〇〇　採用担当の〇〇です。

この度は弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。

今後の選考に関しましては追ってご連絡致します。

何かご不明点がございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。

引き続きよろしくお願い致します。

－－－－－－－－－－

株式会社〇〇　採用担当〇〇

電話番号：00-0000-0000

メールアドレス：

ホームぺージ：

－－－－－－－－－－

採用予定人数に達した為に締め切る旨を伝えるメール

採用予定人数に達した際に送るメールは、企業側の都合で応募を締め切るため、お詫びの言葉が必要となります。

例文は下記の通りです。

タイトル　【株式会社〇〇】ご応募ありがとうございます。

〇〇〇〇様

お世話になります。

株式会社〇〇　採用担当の〇〇です。

この度は弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、採用予定人数に達した為、今回はご応募に関しては見送らせていただきます。

ご了承下さいます様、お願い申し上げます。

末筆ながら、今後のご健勝をお祈り申し上げます。

－－－－－－－－－－

株式会社〇〇　採用担当〇〇

電話番号：00-0000-0000

メールアドレス：

ホームぺージ：

－－－－－－－－－－

履歴書や職務経歴書の送付をお願いするメール

履歴書や職務経歴書の送付をお願いする際だけでなく、受領した際もメールを送ると丁寧な対応になります。

受領した際にもメールを送ると、応募者からの問い合わせが減るため、業務の効率化に繋がります。

例文は下記の通りです。

タイトル　【株式会社〇〇】履歴書送付のお願い

〇〇〇〇様

お世話になります。

株式会社〇〇　採用担当の〇〇です。

この度は、ご応募いただきまして誠にありがとうございます。

今後の選考にあたりまして、〇〇様の「履歴書」と「職務経歴書」の送付をお願いしております。

－－－－－－－－－－

株式会社〇〇　採用担当〇〇

電話番号：00-0000-0000

メールアドレス：

ホームぺージ：

－－－－－－－－－－

採用担当者向け採用メール【書類選考の結果通知から面接のお知らせ】

書類選考の結果通知から面接のお知らせメールまでは下記の通りです。

• 書類選考通過のため面接日時を知らせるメール
• 書類選考が不合格だった旨を伝えるメール
• 書類選考通過のためオンラインでの面接日時を知らせるメール
• 面接日が確定した旨を伝えるメール

パターン別に紹介するので、採用担当者や採用関係の仕事に転職しようと考えている人は参考にしてください。

書類選考通過のため面接日時を知らせるメール

面接日時を知らせるメールは、最低でも3日程は候補日を提示する必要があります。

それでも予定があわない場合があるため、予定が合わなければ変更可能であると先に伝えるようにしましょう。

また、会社内や会議室等のオフィスで面接する場合、感染予防対策実施中と明記する必要があります。

例文は下記の通りです。

タイトル　【株式会社〇〇】書類選考結果および面接日程について

〇〇〇〇様

お世話になります。

株式会社〇〇　採用担当の〇〇です。

この度は、履歴書および職務経歴書をご提出いただきありがとうございました。

書類選考の結果、ぜひ、面接に進んでいただきたいと考えております。

以下の日時をご確認の上、ご希望日時をご返信ください。

[面接候補日]　

〇月〇日（〇曜日）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇の間

〇月〇日（〇曜日）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇の間　　　　　　　

〇月〇日（〇曜日）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇の間

所要時間は〇分程度の予定です。

上記の日程でご都合が合わない場合、再度調整いたします。

コロナ感染予防のため、マスク着用でお願いいたします。

[面接場所] 〇〇県〇〇市〇〇　〇〇

[連絡先]　00-0000-0000

[持ち物]　筆記用具、履歴書

引き続きよろしくお願いいたします。

－－－－－－－－－－

株式会社〇〇　採用担当〇〇

電話番号：00-0000-0000

メールアドレス：

ホームぺージ：

－－－－－－－－－－

書類選考が不合格だった旨を伝えるメール

書類選考不合格の連絡のメールは、結果をはっきりと通知するのが重要です。

ただし、相手の気持ちに配慮がされた内容である必要があります。

例文は下記の通りです。

タイトル　【株式会社〇〇】書類選考結果に関しまして

〇〇〇〇様

お世話になります。

株式会社〇〇　採用担当の〇〇です。

この度は弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。

ご提出いただいた履歴書をもとに選考を進めさせていただきましたが、ご希望に添えない結果となりました。

限られた採用枠に対して、多くのご応募をいただいており、慎重に判断させていただいた結果でございます。

何卒、ご理解の程お願い申し上げます。

末筆ながら、今後のご健勝をお祈り申し上げます。

－－－－－－－－－－

株式会社〇〇　採用担当〇〇

電話番号：00-0000-0000

メールアドレス：

ホームぺージ：

－－－－－－－－－－

書類選考通過のためオンラインでの面接日時を知らせるメール

オンラインでの面接日時を知らせるメールは、使用ツールを明記しましょう。

例文は下記の通りです。

タイトル　【株式会社〇〇】面接日時に関しまして

〇〇〇〇様

お世話になります。

株式会社〇〇　採用担当の〇〇です。

この度は、履歴書をご提出いただき誠にありがとうございました。

書類選考の結果、ぜひオンライン面接にてお話させていただきたいと考えております。

面接では、ZOOMを使用したオンライン面接を予定しております。

お手持ちのスマートフォンでも対応いただけます。

以下、面接についての詳細をご確認の上、ご返信いただければと思います。

[面接候補日]

〇月〇日（〇曜日）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇の間

〇月〇日（〇曜日）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇の間　　　　　　　

〇月〇日（〇曜日）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇の間

所要時間は〇分程度の予定です。

上記の日程でご都合が合わない場合は再度調整いたします。

後ほど、詳細をご案内いたしますので、今しばらくお待ちください。

何かご不明点がございましたら遠慮なくお問い合わせください。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

－－－－－－－－－－

株式会社〇〇　採用担当〇〇

電話番号：00-0000-0000

メールアドレス：

ホームぺージ：

－－－－－－－－－－

面接日が確定した旨を伝えるメール

面接日が確定した旨のメールは、日付と時間、場所や持ち物の詳細を明記しましょう。

例文は下記の通りです。

タイトル　【株式会社〇〇】面接日時に関しまして

〇〇〇〇様

お世話になります。

株式会社〇〇　採用担当の〇〇です。

この度は、面接に進んでいただける旨のご連絡、誠にありがとうございます。

次回の面接は、下記を予定しておりますが、いかがでしょうか。

日時：〇月〇日（〇曜日）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇

場所：〇〇県〇〇市〇〇　〇〇2階

電話番号：00-0000-0000

持ち物：筆記用具

なお、ご都合がつかない場合は、変更希望日および時間をご連絡いただけますと幸いです。

それでは、引き続き、よろしくお願い申し上げます。

－－－－－－－－－－

株式会社〇〇　採用担当〇〇

電話番号：00-0000-0000

メールアドレス：

ホームぺージ：

－－－－－－－－－－

採用担当者向け採用メール【面接合格・内定通知】

面接の合否および内定通知、面接辞退や内定辞退への対応は下記の通りです。

• 採用通知のメール
• 不採用通知のメール
• 面接辞退・内定辞退への対応メール

パターン別に紹介するので、採用担当者や採用関係の仕事に転職しようと考えている人は参考にしてください。

採用通知のメール

採用通知のメールは、入社手続きの流れや入社日に持参してほしいものを明記しましょう。

準備に時間がかかる書類等があるため、早めに連絡しましょう。

例文は下記の通りです。

タイトル　【株式会社〇〇】選考結果に関するご案内

〇〇〇〇様

お世話になります。

株式会社〇〇　採用担当の〇〇です。

先日はお忙しい中、当社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。

選考の結果、〇〇様を採用させていただくことが内定しましたのでご連絡いたします。

つきましては、ご入社にあたりご提出いただく書類を本日郵送いたしますので、期日までにご返送くださいますよう、よろしくお願いいたします。

ご不明点がございましたら、採用担当〇〇までお気軽にお問い合わせください。

ご一緒にお仕事を開始できますことを、社員一同大変嬉しく思っております。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

－－－－－－－－－－

株式会社〇〇　採用担当〇〇

電話番号：00-0000-0000

メールアドレス：

ホームぺージ：

－－－－－－－－－－

不採用通知のメール

不採用通知のメールは、採用者が決まり次第、なるべく早く連絡しましょう。

メールの内容は、応募者の気持ちに配慮がされている点と、結果を明記し誤解にならないよう注意する必要があります。

例文は下記の通りです。

タイトル　【株式会社〇〇】選考結果に関するご案内

〇〇〇〇様

お世話になります。

株式会社〇〇　採用担当の〇〇です。

先日は面接にお越しいただきありがとうございました。

慎重に選考を進めた結果、残念ながら今回はご希望に添えないこととなりました。

誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願いいたします。

なお、履歴書等のお預かりした書類は当社にて破棄いたしますことをご了承ください。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。

－－－－－－－－－－

株式会社〇〇　採用担当〇〇

電話番号：00-0000-0000

メールアドレス：

ホームぺージ：

－－－－－－－－－－

面接辞退・内定辞退者への対応メール

面接辞退や内定辞退への対応メールは、下記の例文を参考にしてください。

タイトル　【株式会社〇〇】内定辞退の受諾につきまして

〇〇〇〇様

お世話になります。

株式会社〇〇　採用担当の〇〇です。

この度は弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。

弊社としても残念ではありますが、採用選考辞退を受諾いたしました。

これまでにご提出いただいた、履歴書等の書類につきましては当社で責任をもって破棄いたします。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。

－－－－－－－－－－

株式会社〇〇　採用担当〇〇

電話番号：00-0000-0000

メールアドレス：

ホームぺージ：

－－－－－－－－－－

採用担当者向け採用メール【内定後から入社日のお知らせ】

内定後から入社日までのお知らせメールは下記の通りです。

• 内定承諾書・内定通知書のお知らせメール
• 入社日についてのお知らせメール

それぞれ、例文を用いてポイントを説明するので、採用担当の人は参考にしてください。

内定承諾書・内定通知書のお知らせメール

内定承諾書や内定通知書のお知らせメールは、内定承諾書等のデータをメールに添付する必要があります。

また、内定式の日時等も記載しておくと良いでしょう。

例文は下記の通りです。

タイトル　【株式会社〇〇】内定承諾書の添付に関しまして

〇〇〇〇様

お世話になります。

株式会社〇〇　採用担当の〇〇です。

弊社に入社していただける旨のお返事、誠にありがとうございます。

内定承諾書を送付いたします。

〇月〇日までに、必要事項を記入して採用担当の〇〇宛てに、〇曜日から〇曜日の〇時から〇時の間で、ご返送をお願いいたします。

内定式は下記を予定しております。

[場所]　〇〇県〇〇市〇〇　〇〇ビル3階

[日時]　〇月〇日　〇〇：〇〇～〇〇：〇〇

[服装]　自由

〇〇さんにお会いできるのを楽しみにしております。

－－－－－－－－－－

株式会社〇〇　採用担当〇〇

電話番号：00-0000-0000

メールアドレス：

ホームぺージ：

－－－－－－－－－－

入社日についてのお知らせメール

入社日についてのお知らせメールは、一言足してあげ、内定者の緊張を緩和してあげましょう。

例文は下記の通りです。

タイトル　【株式会社〇〇】入社日に関しまして

〇〇〇〇様

お世話になります。

株式会社〇〇　採用担当の〇〇です。

早速ではございますが、入社日が近づいてきましたね。

入社日は下記の流れになります。

入社日　〇月〇日　〇曜日　午前〇時集合

[場所]　〇〇県〇〇市〇〇　〇〇ビル3階

[服装]　スーツ着用

[持ち物]　身分証明書、マイナンバー、筆記用具

入社式で〇〇さんにお会いできるのを楽しみにしております。

－－－－－－－－－－

株式会社〇〇　採用担当〇〇

電話番号：00-0000-0000

メールアドレス：

ホームぺージ：

－－－－－－－－－－

採用担当者が押さえておきたい採用メールのマナー

採用担当者が押さえておきたいポイントは下記の通りです。

• メールを送付する時間帯
• 件名と導入部分はシンプルにする
• 返信してほしい時間や曜日を明確にする

それぞれのポイントについて説明するので、採用担当者は参考にしてください。

メールを送付する時間帯

メールを送付する時間帯は平日の会社が営業している時間であるとベストです。

休みのイメージである休日に返信すると、求職者は「休日出勤がある会社ではないか」と考えるでしょう。

そのため、返信をする際は平日の会社が営業している間が良いです。

件名と導入部分はシンプルにする

件名と導入部分はシンプルにする必要があります。

就活生は、多くの企業からメールを受け取っているため、件名は本文を見なくてもわかるようにしましょう。

たとえば「面接日時について」「選考結果について」など、端的かつ相手に伝わる言葉が良いでしょう。

件名は要件がわかる言葉を記載し、シンプルにしましょう。

返信してほしい時間や曜日を明確にする

採用メールは返信してほしい時間や曜日を明確にする必要があります。

応募者が採用担当者の就業時間を知っているわけではありません。

そのため、返信してほしい時間や曜日を明記し、意思疎通がうまくいくようにしましょう。

採用担当者向け採用メールの例文を作成し採用活動を円滑に進めよう

採用担当者は、採用メールの例文を作成し、採用活動を円滑に進めましょう。

上記で説明した通り、採用メールの例文を作成すると、迅速な対応ができるだけでなく、負担も軽減できます。

また、ミスを減らせるため、応募者への信頼にも繋がります。

そのため、採用担当者は、場面に応じた返信メールの例文を作成しておくと良いでしょう。

応募者に対しての返信メールをパターン別に紹介したので、採用担当者は参考にしてください。

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