自社に新しい従業員を採用する場合、雇用手続きをしなければなりません。

しかし、実際どのような書類が必要であったり、社会保険などの加入条件がわからないという方も多数居ると思います。

今回は従業員の雇用手続きの方法や必要な書類等について詳しく解説します。

従業員の雇用手続きとは

従業員の雇用手続きとは自社に新規で社員を採用する場合に発生する手続きの事です。

ここでは、正社員やアルバイト・パートの手続きの違いや雇用手続きを実施する上で加入するべき保険と期限を解説します。

正社員とパート・アルバイトの雇用手続きの違いは？

正社員とパート・アルバイトの手続きには、結論から言うと基本的に大きな違いはありません。

まず、労働条件の書面での明示義務はお互いにあてはまる為、労働条件通知書または労働契約書を作る必要があります。

この際に気をつけなければならないのが、厚生労働省のパートタイム労働法により「パートタイム労働者の待遇について、正社員との待遇の相違は、職務の内容、人材活用の仕組みその他の事情を考慮して、不合理と認められるものであってはならないこと」と定められている点です。

これは、アルバイト・パートを給与や福利厚生などで正社員との格差を生んではいけないということです。

その為、手続きの際は特に格差のでやすい給与や福利厚生、休日等は特に気を付けましょう。

雇用手続きで加入すべき保険と期限

雇用手続きで加入すべき保険と期限について説明します。

雇用手続きで加入すべき保険は、以下の通りです。

• 雇用保険
• 健康保険
• 厚生年金保険

雇用保険については、基本的に労働者を雇う事業にはすべて適用されます。

また、週の所定労働時間が20時間以上で、31日以上の雇用見込みがある場合は、雇用保険に入る必要があります。

加入手続きは、ハローワークに「雇用保険被保険者資格取得届」を届け出ることで行います。

健康保険と厚生年金保険については、労働者が雇用されると自動的に加入されます。

ただし、健康保険の期限は雇用契約開始から14日以内に加入手続きを行う必要がある為、気を付けましょう。

厚生年金保険の期限については、雇用契約開始から1か月以内に手続きを実施する必要があります。

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雇用手続きに必要な書類

ここでは、雇用手続きに必要な書類について紹介します。

企業が雇用手続きの際に準備すべき書類

まずは、手続きの際に企業側が用意しなければならない書類を紹介します。

労働条件通知書・雇用契約書

企業が雇用手続きを行う場合、労働条件通知書と雇用契約書を用意しなければなりません。

労働条件通知書・雇用契約書は、企業側が労働者に対して労働条件を明示する為の文書です。

そして、労働基準法施行規則第5条により以下のような明示事項が必要とされています。

• 始業・終業時刻、休憩、休日、休暇などに関する事項
• 賃金の決定方法、支払時期などに関する事項

これらの情報を記載しており、確実に労働者に伝える事ができるのであれば、両者はどちらを選択しても大丈夫です。

両者の大きな違いは、労働条件通知書は雇用者から労働者へ一方的に「通知」するものです。

それに対し、雇用契約書は企業も従業員も内容を確認し、署名をする「契約書」であることです。

扶養控除等申告書

扶養控除申告書は、給与所得者が税金の軽減を受ける為に提出する書類です。

配偶者や子ども、親の面倒をみていることを申告すると、扶養控除を受ける事が可能です。

提出期限は、年末調整のときに提出する、または新しい勤務先に就職した場合は最初の給与が支払われる前までに提出するよう求められています。

健康保険被扶養者異動届・国民年金第3号被保険者届

健康保険被扶養者異動届とは、被扶養者の追加、変更、削除等の変更があった時に必要となる書類です。

期限は、異動があった日から14日以内となっています。

具体的には、扶養者の追加や削除、変更があった場合、それぞれに対して異動届の提出期限が設けられています。

異動届の提出期限を守らない場合は、保険料の不足と判断され、過不足分の請求が発生する場合があるため注意しましょう。

国民年金第3号被保険者届は、配偶者が国民年金第3号被保険者であることを証明する為の書類です。

これは新入社員が家族を扶養している時に必要となります。

内定通知書

内定通知書は、企業が応募者に内定を通知する書類であり、内定を正式に決める為の書類です。

内定通知書には、応募へのお礼、採用が決定した旨、入社日、内定取り消し事由、内定承諾書の送付期限が含まれます。

また、内定通知書の送付時期については、中途採用の場合は最終面接の1週間〜10日後までに送付されるのが一般的です。

誓約書

誓約書は、会社に入る前の手続きに必要な書類であり、先ほど紹介した内定通知書と共に送る必要があります。

誓約書の中には以下のような項目が含まれます。

• 服務規定の順守
• 経歴・資格の確認
• 秘密保持
• 人事異動

ただし、上記の項目を含めることは一般的ですが企業の大きさや業種によって異なる為、事前に確認しておきましょう。

従業員が雇用手続きの際に準備すべき書類

次に従業員側が用意するべき書類を紹介します。

マイナンバー

マイナンバーとは、日本に住所がある全ての人に一人一つ固定の番号を付与する制度であり、税金や保険手続き等の行政手続きに使われます。

また、マイナンバーは特定個人情報に当たるので情報管理には充分な注意が必要であり、情報漏洩が起こらないよう適切な管理を行いましょう。

前職の源泉徴収票

源泉徴収票は、前職で受け取った給与に対して源泉徴収された税金が記載されている書類であり、年末調整のタイミングで必要です。

社員は前職の勤め先で発行された源泉徴収票を提出してもらう必要があります。

また、中途入社の場合は前の職場から「特別徴収にかかる給与所得者異動届」を提出する事になります。

雇用保険被保険者証番号

雇用保険被保険者証番号は、社会保険に入る事で発行されます。

従業員が社会保険に入る為には、雇用保険の加入手続きを実施しなければなりません。

その際に発行されるのが、雇用被保険者証番号です。

この番号は、従業員の身分証明書としても扱う事が可能です。

また従業員は、雇用手続きの時に雇用保険被保険者証番号を届け出る必要があります。

給与振込先の口座番号

給与振込先の口座番号は、従業員が給料を受け取る為に必要な口座番号を届け出る為の書類です。

従業員が給与振込を希望する場合、会社側はその口座番号をチェックし、給与振込手続きを実施します。

給与振込は、定期的な給与支払いが必要な求められる場合や、従業員が遠隔地に勤務するケース等で使用されます。

基礎年金番号

従業員が雇用手続きを実施する場合は、社会保険に求められる「4桁-6桁」で構成された10桁の「基礎年金番号」を用意しなければなりません。

ただし、2022年4月からは年金手帳の交付が廃止された為、再発行が必要な場合には基礎年金番号通知書が発行されます。

雇用手続きの流れ

ここでは、雇用手続きの流れについて解説します。

①従業員へ労働条件を明示する

雇用手続きの流れにおいて、従業員への労働条件の明示は、労働基準法15条に基づいて行われる必要があります。

まず、事業主は、従業員に対して必ず文書で明示しなければならない条件と、口頭でも明示すれば可とする条件の2種類があることを把握しておきます。

例えば、必ず書面で明示しなければならない条件には、労働時間、賃金、休暇、退職金等があります。

また、口頭でも大丈夫な条件にも後々のトラブルにならないように、極力書面にして明示する事が望ましいです。

次に、雇用契約書には、労働基準法で明示すべき労働条件として挙げられている内容が含まれることが望まれます。

具体的には、雇用期間、賃金・給与の支払い方法、労働時間・休日、賞与・昇給の有無、福利厚生、退職金、約束事項（機密保持、競業禁止、副業禁止等）等が挙げられます。

②雇用契約を締結する

前述した労働条件通知書または雇用契約書を企業と従業員が共に承諾すれば、署名押印して雇用契約を結びます。

③社会保険・労働保険の加入手続きを行う

社会保険・労働保険に入る為の手続きは以下の流れで行われます。

1. 従業員を雇用したら、健康保険・厚生年金被保険者資格取得届を5日以内に事務センターや年金事務所へ提出します。
2. .雇用保険は本業となる企業で加入し、従業員を雇った月の次の月の10日までに雇用保険被保険者資格取得届をハローワークへ届け出ます。
3. 労働保険は従業員を1人でも雇っている場合に加入が必要です。まず管轄する労働基準監督署へ保険関係成立届を提出し、次に概算保険料申告書を提出して労働保険番号を取得しましょう。その後、「納入済通知書」を受け取ります。

なお、社会保険、雇用保険、労災保険の手続きは、各種保険料や期限を事前にチェックすることが大切です。

④書類を作成し健康保険組合・税務署などに提出する

社会保険や雇用保険等、ここまで解説した書類を作り健康保険組合や税務署などに提出します。

その際に従業員にも渡さなければならない資料を忘れないようにしましょう。

税金の手続き方法

ここでは、各種税金の手続き方法を紹介します。

所得税

従業員を雇用する場合、所得税の手続きが求められます。

まず、従業員が給与所得者である場合、扶養控除等（異動）申告書を届け出ることから手続きが始まります。

この申告書は、国税庁のホームページからダウンロードすることが可能です。

次に、源泉徴収票が必要になります。

源泉徴収票は前年度の12月に発行され、年末調整時に必要になります。

そして、企業側は入社時に受け取った「扶養控除等（異動）申告書」を元に源泉徴収簿を作成します。

源泉徴収簿は、源泉徴収票を元に作成され、会計年度終了後に確定申告を行う際に必要になります。

住民税

住民税は、前年の所得に応じて課税され、課税対象の人が普通徴収なのか特別徴収なのかで手続きの仕方が異なります。

普通徴収

普通徴収は、従業員が自ら年度末に確定申告を行い、その結果に基づいて翌年度の住民税が確定します。

内定者が普通徴収を選択していたが、特別徴収に切り替える場合や従業員が直接個人で市町村に納付している場合に、年度途中で切り替える場合は、「特別徴収切替届出書」を提出します。

市町村によっては、提出期限が異なる為、事前に確認することが大事です。

特別徴収

特別徴収とは、企業が従業員の代理で毎月の給料から住民税を天引きし、納める方法です。

前の職場で特別徴収していた内定者が入社した後も続けて特別徴収とする場合は、「給与所得者異動届出書」を使用者が居住地の各市区町村へ提出する必要があります。

また、前年に所得がない場合は、その年の5月末まで住民税がかからないことも覚えておきましょう。

社会保険の加入条件

社会保険への加入も手続きの際には必要になってきます。

最後に社会保険の加入条件について見ていきましょう。

学生以外であること

社会保険の適用を受けるには、「学生以外であること」が加入条件の一つとされています。これは、学生は本来学業に専念することが前提である為、社会保険に加入する必要性が低いと考えられているためです。

しかし、学生であっても、週の所定労働時間や月の労働日数が正社員の4分の3以上の常用労働者であれば、社会保険の適用を受けることができます。

週の所定労働時間20時間以上

社会保険の加入条件として週の所定労働時間が20時間以上であることが挙げられます。

具体的には、雇用者側と労働者側の間で合意された就業規則や雇用契約書において、その人が通常の週に勤務すべき時間が定められており、その時間が20時間以上である必要があります。

例えば、通常の労働者の1週間の労働時間を40時間とした場合、20時間以上かつ30時間未満の労働時間である短時間労働者にも社会保険が適用されます。

月額の賃金が8万8,000円以上

社会保険の加入条件の一つには、「月額の賃金が8万8,000円以上」という条件があります。

この8.8万円の算定対象は、基本給や諸手当などです。

そのため、臨時支払いや時間外労働に対する賃金、休日や深夜労働に対する賃金、最低賃金において参入しないことを定める賃金は算定対象外です。

短時間労働者に対する健康保険・厚生年金保険の適用においても、月額の賃金が8.8万円以上であることが条件の一つに挙げられます。

雇用の見込みが1年以上

社会保険労務士法人開東社会保険労務事務所によると従来は、雇用期間が1年以上見込まれることが必要でしたが、2022年10月からは2カ月以上の雇用見込みが必要になります。

また、令和4年10月からは、雇用契約期間が2か月であっても、実態として2か月を超えて使用されることが見込まれる場合は、最初の雇用期間を含めて当初から社会保険に加入すべきとされています。

従業員が501人以上の規模の事業所

従来の社会保険の加入条件は、「従業員が501人以上の規模の事業所」であることでした。これは、従業員数が少ない企業では、社会保険に加入しなくてもよいということでした。

しかし、2022年10月からは、従業員数101人以上500人以下の企業についても、一部のパートやアルバイトの方の社会保険の加入が義務化されます。

また、2024年10月ごろからは、従業員の数が51人〜100人の企業に対しても、短時間労働者への社会保険の加入が義務付けられるようになるため注意しましょう。

雇用手続きは漏れやミスがないようにしっかり確認しよう！

雇用手続きは、新しい従業員を採用する際に行う必要のある重要な手続きです。

この手続きには、労働契約の締結、社会保険の加入手続き、税金手続きなどが含まれます。仮に漏れやミスがあると、従業員とのトラブル、社会保険や税金の不備、または法的な問題が生じる可能性があります。

その為、雇用手続きを念入りに確認し、漏れやミスがないようにすることが重要です。

まとめ

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