近年多くの企業では、「働き方改革」の推進もあり、業務の生産性向上が課題として取り上げられています。
そこで注目を浴びているのが「タイムマネジメント」です。

タイムマネジメントは、単に時間の使い方をマネジメントするのではなく、業務の効率化やスキルアップなど、業務全体の生産性向上に貢献してくれます。

大企業でもタイムマネジメントの研修などが行われています。

そこで今回は、タイムマネジメントとはどういったものなのか？を見ていくとともに生産性を上げるための方法、時間管理との違いについても解説します。

タイムマネジメントとは？

タイムマネジメントとは「効率的な時間の使い方を計画し実行すること」です。
組織や個人が目標を達成するためには、限られた時間を有効活用しなければなりません。

つまり、時間管理するだけではなく「時間あたりの生産性を向上させること」がタイムマネジメントの目的となります。

時間あたりの生産性の向上とはどのようなものでしょう？
「従来Aという仕事を終わらせるのに1時間かかっていたが、30分で終わるようになった」
「従来Aという仕事を終わらせるのに1時間かかっていたが、1時間あればAとB2つの仕事が終わるようになった」
このようなものです。

例えば、お客様と会議があることが分かっている1日。
会議の前に事前準備をする時間を押さえたときと、時間を取らなかったときでは大きな違いが生まれます。

事前準備がしっかりできれば、会議が順調に進み、終わってみれば会議の時間を短縮でき、追加の依頼を受けられる可能性が高まります。

一方、事前準備ができていないと、会議が思うように進まず、場合によっては次回に持ち越してしまうなど、結果的に多くの時間を費やしてしまうこともあります。

このように、時間あたりの生産性向上のために、自分が何をやるべきかを事前に把握し、期限を切って計画を立てて実行することがタイムマネジメントなのです。

タイムマネジメントを極めるには？

前項を踏まえた上で、「仕事を上手に進めるスキルを高めたい」と考えてみましょう。
優先順位のつけ方や関係者とのコミュニケーションスキル、資料作成スキル、パソコンスキルなど、幅広いスキルがあります。

これらの解決策のスキルを少しずつ強化していけば、結果として「仕事がスムーズに進む」ようになるはずです。

このように、「タイムマネジメント」は一般的に使われている言葉のイメージより、実際は複雑で難しいテーマなのです。

転職するならソーシング・ブラザーズ

こういったお悩みをお持ちではありませんか？

・スタートアップ企業の見極め方がわからない
・希望に見合うスタートアップ企業が見つからない
・スタートアップに関する情報が足りない

転職に対する壁が低くなりつつある近年でスタートアップ企業に転職したい方も少なくありません。

まずは、スタートアップに関する情報をこちらからご確認下さい。

タイムマネジメントのメリット

タイムマネジメントについては、ここまででご理解いただけたと思います。
ここからは、タイムマネジメントを行うことによって得られるメリットについて解説します。

業務をスムーズに行える

タイムマネジメントを行えば、業務の棚卸しができるので、効果的な行動の見直しができます。
その結果、常に先々をイメージできるようになり、簡単に計画通りに仕事を進められるようになります。

タイムマネジメントによりチームの管理も楽になるでしょう。

時間の使い方が上手になり、残業がなくなる

タイムマネジメントを行うことによって、時間の使い方が上手になり計画通りに仕事が進むようになれば、残業がなくなります。
定時で帰りたいのであれば、タイムマネジメントを習得し時間の使い方を理解しましょう。

新たな事に挑戦できてスキルアップにつながる

タイムマネジメントにより、生み出された時間の使い方をスキルアップにあてることは将来の自分への投資となります。
現在の業務に必要な知識の勉強だけではなく、いずれ必要になるであろう知識やスキルを事前に学ぶことは非常に良いことです。

近年は、自由な時間に受講できるオンラインの外部研修も充実しています。
スキルアップの一環としてこれらの研修などに積極的に取り組んでいきたいところです。

仕事とプライベートが両立できる

タイムマネジメントにより、仕事を効率化し、残業を減らせば仕事とプライベートの両立が可能になります。

仕事とプライベートの両立ができれば、前項でお話ししたように、プライベートの時間の使い方として外部研修などのスキルアップにあてることができます。

また、新しいことを始めたり、以前から興味があった勉強をしてみたり、家族との時間を増やすような使い方で人生がさらに楽しくなっていくでしょう。

タイムマネジメントで生産性を高める方法

ここからは、タイムマネジメントで生産性を高める方法について解説します。
以下の6つの方法を確認していきましょう。

①優先順位を決めて業務を行う

タイムマネジメントを進めるうえで、時間の効率的な使い方という観点からも、業務に優先順位をつけて処理していくことも重要です。
今すぐの対応が必要なのか、社外向けの業務なのか社内向けなのか、大きな成果に結びつく業務なのかなど、あらゆる角度からみて優先度を決めていきましょう。

優先順位の付け方には、有名なところでは「アイゼンハワーマトリクス」や「フィジビリティスタディ」などがあります。
よりよいタイムマネジメントにするための使い方は、それぞれをお好みの方を使用してもいいですし、掛け合わせて使用することもできます。

②目標を設定して業務に取り組む

優先順位を決めたら、それぞれのタスクに対して目標を設定します。

タイムマネジメントの目的は、時間あたりの生産向上ですので、優先順位の上位のタスクを「どのくらいのレベルで」「いつまでに」処理するのかを設定するのが大切です。

また、タイムマネジメントの目標は漠然としたものではなく、数値化することも重要です。
例えば「今日中に見込み客5名分の書類を作成する」「明日中に3名のアポイントを獲得する」など数値化することで、目標が具体的になります。

タイムマネジメントの目標が具体化していないと改善がしづらくなります。

③細かい時間軸を設定する

目標設定後はさらに細分化し、細かな行動計画にまで落とし込みましょう。
「何時までにどこまで進めるのか」これを１カ月、1週間、1日、1時間単位にまで落とし込んでいきましょう。

例えば、目標を「1カ月で10件の受注を獲得する」とします。
自分のプレゼン成約率が20％としたら「1カ月に50件の商談」が必要です。

1件の商談を得るために10件の営業電話をかけていたのならば「1カ月で500件の電話」をしなければなりません。
そのためには1日何件、1時間あたり何件の電話が必要かといったところまで落とし込みます。

行動計画と時間軸をここまで落とし込むことによって、さらに実践的なタイムマネジメントとなります。

④予定通りに進んでいるかを振り返る

これはあらゆることに言えますが、何かを行った場合には、しっかりと振り返りの時間を作りましょう。
タイムマネジメントにおいても例外ではありません。

特に今回のように新しい方法を試しているようなときは、新しい方法のどこがよかったか、また従来の業務にどのような支障を与えていたのかをしっかりと振り返ることが大切です。

ここで重要なのはなるべく多角的かつ丁寧に振り返りを行うということです。
振り返りは改善するための重要な機会であり、より効率的に業務を進めていくために大切なものです。

そのため、振り返りは雑に行わず、「次のために行う」という気持ちで行いましょう。

⑤優先順位の低い業務はまとめてこなす

タイムマネジメントの手法としては、優先度の高いものを優先していくものです。
ただし、優先順位の高いものばかりにこだわっていたのでは、他の業務にかけられる時間がなくなってしまいます。

そこで、優先順位の低い業務をまとめて処理する時間を確保しておくと、業務全体をうまく調整しながら終わらせることができます。
これも上手な時間の使い方の一つです。

⑥アウトソーシングなどで周りに任せる

前項で、優先順位の低い業務はまとめてこなす時間を確保する有効性について解説しました。
実はそれらの業務を処理する方法は、ほかにもあります。
それは「周りに任せる」という方法です。

優先順位が低かったり、自分がやる必要のない業務に関しては、「人に任せられないか？」「アウトソーシングできないか」を検討します。

もちろんすべてを自分で処理することが理想ではありますが、現実はそんなに簡単ではありません。
タイムマネジメントに取り組むうえで周囲の力を借りながら、効率的に業務を処理することは非常に大切なことなのです。

タイムマネジメント習得のポイント

ここからは、タイムマネジメントの習得のポイントについて解説します。
タイムマネジメント習得のためには、社内で研修を行うのも有効です。

タイムマネジメントと時間管理の違いを理解してもらうことが大切です。

社内で研修を行うことで会社全体で作業が効率化し、生産性が向上します。
研修を行うことも踏まえ、以下の5つのポイントについて見ていきましょう。

時間に余裕を持ってスケジュールを立てる

タイムマネジメントに取り組むうえでスケジュールを立てる際には、余裕を持ったスケジュールに落とし込みましょう。
実際に作業を開始すると、追加作業や修正作業、想定外のトラブルなどが生じる可能性があるので、まったく余裕のないスケジュールは望ましくありません。

イレギュラーな事態が発生した場合に冷静な対応ができるように時間に余裕を持った時間管理が大切です。
また、ある程度の余裕があったほうが、一つひとつの作業を丁寧に取り組めるので創造性も高まります。

ルールを設定する

会社で研修を行い、時間管理やタイムマネジメントを理解し、会社全体で作業の効率化、生産性の向上に取り組む場合は、情報共有をしっかりと研修時から行うことが大切です。

情報を伝えないと、突然の変化により戸惑ってしまう人も出てきます。
研修時より情報を共有することが大切です。

情報共有の際は、ルールを設定することが重要です。
例えば「5W1Hを意識する」「客観的事実を踏まえ伝える」といったルールを研修時から決めておくことによって質の高い情報共有ができるでしょう。

可能な範囲で行う

タイムマネジメントを行ううえで、タイムマネジメントそのものにこだわりすぎてしまったり、実現できるのかといった目標を立ててしまうケースがあります。

熱心なのはとても良いことですが、柔軟な対応ができなくなりタイムマネジメント自体を途中で挫折してしまう可能性が高くなってしまいます。

タイムマネジメントでは、タスクを細かく分けて取り組みますが、既出の通り時間管理には余裕を持ち、実現可能な範囲で進めることを忘れないようにしましょう。

無駄な部分を記録する

タイムマネジメントを進めるうえで、常日頃から無駄を記録しておけば、どの工程を改善すればよいのか把握できます。
「Aの業務でbの業務が余計だった」
このような形で記録を残しておけば、タイムマネジメントに役に立つでしょう。

ただし、この記録は気づいたときにすぐに記録することが重要です。
後刻まとめて記録しようとすると、忘れてしまうものが発生する可能性があります。
気付いたときにその場で記録しましょう。

また、せっかく記録したのですから定期的に見直しましょう。
この記録の使い方もとても重要です。
過去の無駄を振り返れば、何度も発生している無駄を把握できよりよいタイムマネジメントが出来上がるでしょう。

これらは研修を行う際にも取り上げましょう。

定期的に見直しを行う

スケジュールに沿って作業を開始したら、定期的な見直しを必ず行いましょう。
前項の改善点をもとに改善や軌道修正を行います。
余裕のあるスケジュールにしてあれば、改善しやすいはずです。

タイムマネジメントの最終目的は「成果を上げる」ことですから、生産性を高めるためにも調整を行いましょう。

タイムマネジメントの注意点

続いてはタイムマネジメントを導入する際の注意点について解説します。
これからご紹介するものは、どれも重要なものなので、余さず確認していきましょう。
主な注意点は以下の4点です。

小さなタスクをなおざりにしない

小さなタスクを先延ばしにしないことも重要です。
タイムマネジメントは重要な業務に集中するため、雑用などの小さなタスクをなおざりにしがちです。

もちろんタイムマネジメントによって、業務効率の改善や生産性の向上を目指すことはとても大事なことです。
しかし、基本的なタスクマネジメントも忘れてはなりません。

この記事でも、優先順位の低い業務はまとめてこなすと申し上げました。
このように、優先順位の低いタスクを先延ばしにせず、早い段階でしっかりと完了するようにしましょう。

タイムマネジメントの基本に忠実に行う

今までにどのような成績や成果を上げていたとしても、新たにタイムマネジメントに取り組む以上、これまでの感覚や直感に任せてタスクの重要度をはかることは避けましょう。
業務の抽出方法や緊急性や重要性の優先度、目標設定の方法などを見誤ると、本来のタイムマネジメント運用とはまったく異なった結果となってしまいます。

感覚や直感で決定するのではなく、基本に忠実に設計していきましょう。

目標にこだわりすぎない

タイムマネジメントを取り入れる際、目標にこだわりすぎないようにしましょう。
タイムマネジメントにこだわりすぎると、仕事の進行に融通が効かなくなったり、柔軟な対応ができなくなったりしがちです。

つまり「目標を立てることを目標にしない」ということです。

また、目標の達成に向けて不要な作業を取り除くことはメリットですが、「目標を立てること」という不要なタスクを設定していると、作業効率は悪くなり逆効果です。

自身の直感と感覚では行わない

こちらは「タイムマネジメントの基本に忠実に行う」にも重なりますが、これまでの感覚や直感に任せてタスクの重要度を決定しないようにしましょう。

そもそもタイムマネジメントとは、業務をしっかりと抽出し、緊急性や重要度を加味しタスクを開けていくことが大切です。

その工程を全て省いて自己流でタスク分けを行うと、想定していたタイムマネジメントとは異なる結果になってしまうのです。

タイムマネジメントは単なる時間管理ではない！

タイムマネジメントと時間管理の違いについて考えてみましょう。

タイムマネジメントと時間管理は一見しただけでは違いがよくわかりませんが、本質を考えると違いがよく見えてきます。

時間管理は予定表やカレンダーを活用して、会議やイベントなど諸々の予定を管理する方法です。

カレンダーなどの予定に応じて、日時や場所などの情報を追記してそれを管理します。

つまり時間管理では、その人のやっている作業のことしかわからず、作業の質や進捗状況などはわかりません。

一方、タイムマネジメントは、時間を有効活用するために、その人の行動に注目するものです。

その人の行動を最適化することで仕事を効率的に進められます。

このように「タイムマネジメント」と「時間管理」では似て非なるものなのです。

まとめ

こういったお悩みをお持ちではありませんか？

・スタートアップ企業の見極め方がわからない
・希望に見合うスタートアップ企業が見つからない
・スタートアップに関する情報が足りない

転職に対する壁が低くなりつつある近年でスタートアップ企業に転職したい方も少なくありません。

そんな中、自分に合ったスタートアップ企業を見つけることに苦労している方が多くいます。

ソーシング・ブラザーズはこれらの悩みを解決します！

～ソーシング・ブラザーズが選ばれる3つの理由～

・スタートアップ企業が多数登録！
・スタートアップ専門の人材紹介！
・情報収集がしづらいスタートアップの情報発信メディア！

このようにソーシング・ブラザーズであれば課題であったスタートアップに関する情報を一度に収集することができます。

まずは、スタートアップに関する情報をこちらからご確認下さい。