近年、働き方改革が叫ばれておりますが、そのためには個人でもチームでも時間管理が必要です。
時間管理はタイムマネジメントともいわれ、予定時間内に業務を終わらせる、またより大きな成果を出すためにも欠かせません。

時間管理のアプリやツールは、仕事の生産性が上がり、単に時間管理だけではなく、生産性アップの機能を備えています。

ただそのアプリの選び方がわからない方もいらっしゃるでしょう。

そこで今回はおすすめの無料で簡単な時間管理アプリを紹介し、その選び方から使い方までを解説します。

時間管理アプリとは

時間管理アプリは、その文字通り時間の使い方を管理するアプリです。
「〇時から◯時まではこの仕事を行う」というスケジューリングは多くの方がやっていると思います。しかし、実際にその日1日が終わって時間をどのように使ったかを見返す人は、少ないと思います。
仮に1日を見返したとしても、正確に時間の使い方を把握するのは簡単ではありません。

時間管理アプリであれば、時間の使い方を正確に記録してくれます。
その記録をもとにして、後で見返して自分自身の時間の使い方がどうだったのかを検証すれば、今後に向けて時間の使い方のヒントになるでしょう。

ビジネスで成果を出すには時間管理は必須

時間管理といっても、特別な時短テクニックなどありません。
1日の時間は平等に24時間で、増やしたり延ばしたりはできません。
時間管理とは時間を管理するのではなく、仕事をコントロールすることなのです。
つまり、時間管理がうまいということは、仕事を上手に進めるスキルが高いということなのです。

時間管理を極めるためには、優先順位のつけ方から、関係者へのコミュニケーション、資料作成、パソコンスキルなど、多種多様な解決策があります。
この解決策一つひとつを少しずつ強化していけば、結果的に仕事がスムーズに進むでしょう。

このように時間管理は、一般的なイメージより複雑で難しいのです。

時間管理アプリがおすすめな理由

時間管理は、いうなれば自己管理です。
自己管理というのは自分との戦いなので、どうしても甘えが生じ三日坊主になりがちです。
手作業で行う時間管理が長続きしないのは、時間管理自体が面倒という理由も実は大きいのです。

時間管理アプリ、それもなるべくシンプルなものを使えば、続けやすいのでおすすめです。
シンプルな操作だけで簡単に時間の使い方を記録してくれるのです。

生活にメリハリができる

ちょっと手持ち無沙汰になると、携帯を触ったりしていませんか？
時間に余裕があると、気持ちが緩んでしまいダラダラしてパフォーマンスや効率が上がらない経験をされたことがあると思います。

このような時間を時間管理アプリを使用すれば、「やりたいこと」「やるべきこと」に使えるようになります。
自分で決めたことをする生活はメリハリができ、充実した毎日を送れるでしょう。

仕事の生産性が上がる

時間管理アプリを使用して時間を計測するようになると、何にどれだけの時間を使っているのかが一目でわかりますので、より効果的な時間の使い方ができます。

また、プロジェクトやタスクごとに時間を計測するので、一つの業務への集中力を上げることも可能です。

時間管理アプリの導入で短時間で効果的な成果を上げられれば、結果的に生産性の向上につながります。

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時間管理アプリの選び方

時間管理アプリは、検索すると大量にヒットします。
最大限に活用するためには、自分に合ったものを選ぶのが大切です。

選ぶときは、使用目的や費用などの条件をあらかじめ決めておきましょう。
ここでは時間管理アプリの選び方を見ていきます

①利用目的に合っているかどうか

1つ目の選び方は利用目的についてです。
時間管理アプリを選ぶ場合は、利用目的を明確にしておくことが大切です。
仕事のみで利用する場合とプライベートでも使用する場合とでは、必要な機能が変わってきます。
仕事で使用するのであれば、業務中に作業時間を記録することが多いでしょうから、PC対応のアプリがよいでしょう。

また、チーム単位でのタスク管理でも使用する予定があるのであれば、共有機能や担当者を設定できる機能があるかどうかも重要です。

プライベートでも使用する場合は記録場所がさまざまなので、どこにいても操作できるようにスマートフォンやタブレットに対応しているアプリを選ぶべきです。
さらに、自己管理に重きをおいて使用する場合は、モチベーションの維持を考慮し、デザインやカスタマイズ性の高さを重視してもよいでしょう。

②使いやすいかどうか

2つ目の選び方は使いやすさです。
時間管理アプリは、スタートとストップをタップするだけのシンプルなものから、データの共有や分析も可能な多機能なものまであります。
操作に抵抗がないか、欲しかった機能は搭載されているか、毎日使いたいかなどを基準に考えてみましょう。
分析画面が見やすくて使いやすいというのも非常に重要な要素です。

多くのアプリでは無料でのお試し期間が合ったり、無料版もあったりしますので、とりあえず試してみるのも良いでしょう。

③手頃な価格かどうか

最後の選び方は価格についてです。
時間管理アプリには、無料のものと有料のものがあります。
無料と記載されているアプリでも、アプリ内課金があったり、一定期間が経過すると有料になるものもあります。

有料プランがありながら、無料版も用意している場合は機能の一部が制限されていることもあります。
使用頻度が高い場合は、有料プランの方が使いやすい場合も多いので、料金と機能のバランスを見比べて納得できるものを選びましょう。

時間管理アプリのおすすめな使い方

時間管理アプリの効果は分かっても、実際に導入してみるとうまくいかないこともあります。
せっかく始めたのに、うまくいかずに三日坊主で終わってしまうこともあるようです。

そこでここでは時間管理アプリのおすすめの使い方についてみていきます。

①目的の明確化をする

時間管理を行う上で目的を明らかにすることは大切です。
目的を計画化することにより、モチベーションを維持でき、自分が決めた目的に向かって頑張ることができます。

ビジネスでは顧客との納期が目的になることが多いでしょうし、プライベートでは趣味の時間を予定に組み込めば、その時間までに仕事を終了させることなどが目的になります。

②必要なタスクを全て洗い出す

今自分が持っている仕事を「見える化」します。
日常行っているタスクを全て洗い出しましょう。
洗い出しの段階で抜け漏れが多いと正確な業務量が把握できませんので、できるだけ細分化して洗い出します。

具体的に言うと、まず1週間分のタスクを全て挙げます。
そして、各タスクの所要時間を記入しましょう。
業務内容と業務フローの両方を書き出すことで、どの作業にどれだけの時間がかかっているかを詳細に把握できます。

1週間分のタスクの洗い出しが終了したら、同じ方法で月次のタスクもリストアップしましょう。
そうすることによって、1カ月分の業務量も可視化できます。

③タスクに優先順位をつける

必要なタスクを全て洗い出したら、タスクに優先順位をつけます。
タスクの重要性や緊急性、納期などを考え「ToDoリスト」を作ってもよいと思います。
なるべく無駄な時間を省くという観点から「やらないことリスト」を作成するのもおすすめです。

また、「緊急度」と「重要度」でタスクを4つに分類する「アイゼンパワー・マトリクス」を利用するのもおすすめです。
緊急度は納期に「余裕があるかどうか」重要度は「成果に直結するかどうか」をもとに振り分けてみましょう。

④各タスクの期限を決める

優先順位が決まったら、各タスクの期日を具体的に決めていきましょう。
ただし、仕事には突発的な業務が発生することが多いので、余裕をもったスケジュールを組むことが大切です。

キツキツのスケジュールを組んでしまうと、何らかの理由で遅れが発生したときに、計画を見直す手間と時間がかかってしまいます。
必ずバッファを持たせたスケジュールを組みましょう。

タスクの期限内に終わらなかった場合は、なぜ期限内に終わらなかったのかを考えてみましょう。
それを繰り返していると、スケジュールの確度が高まります。

⑤実際の工数を元に期限を修正する

スケジュールが決まれば作業です。
実際の業務を始めましょう。

1つの作業ごとに時間を計ることで「自分が考えていた所要時間」と「実際の所要時間」のズレがわかります。
すると、「優先的に時間を割かなければならない業務」と「効率化すべき業務」がはっきりするので、作業数は適切か、各作業への時間配分はあっているかなどの作業と時間の管理を常に確認し、メンバーで共有しなければなりません。

必要な計画修正は早めに行い、メンバーの補充やアウトソーシングの依頼など具体的な手を打つことで作業をサイド軌道に乗せることが可能になります。

無料で簡単！おすすめな時間管理アプリ13選

アプリの使い方や選び方がわかったところで、ここからは、仕事にもプライベートにも活用できる、無料で簡単な時間管理アプリを紹介します。

各アプリの特徴を比較し、選び方に沿ってお気に入りを見つけてください。

Toggl Track

プロジェクト、クライアント、タグなど細かく分類でき、多様な角度から時間を計ることができます。

インターフェースも簡素で入力も簡単です。

内容や時間は後からでも編集できるので、作業内容が見舞っていない段階でもタイマーボタンを押すことができます。

プロジェクトの追加やレポート出力はWeb版で行いスマートフォンアプリはタイマーと簡易レポート閲覧のみのサブ的な立ち位置です。

対応デバイス	iOS、Android OS、PC
日本語対応	◯

Focus To-Do

ポモドーロタイマーとタスク管理を組み合わせたアプリです。

1つのタスク、1つのプロジェクトごとに時間を集計し、多様な角度からレポートを作成してくれます。

作業レポートはカラーの円グラフで見やすく、実際に作業に費やした時間を日、週、月別で確認できます。

ポモドーロの時間も記録されるので、自身が集中できる時間帯や集中力の限界などを見直すことができます。

対応デバイス	iOS、Android OS、Windows、macOS
日本語対応	◯

CotoGoto

CotoGotoは、人工知能と会話をすることで時間管理ができるアプリです。
会話の内容から、作業内容や時間、作業中の感情変化などを人工知能が分析してくれます。
時間管理とモチベーションの維持につながるでしょう。

作業中の情報をより細かく把握できるので、フリーランスの方やリモートワーカーの方に最適です。LINEやslackなどのチャットツールとも連携可能です。

対応デバイス	iOS、Android OS
日本語対応	◯

MyStats

時間のみならず、行動のログも残せる時間管理アプリです。

「いつ、何をしていたか」を記録する「時間アクティビティ」と体重の変化や筋トレなどの数字や回数を記録する「日別アクティビティ」の2種類の記録や分析が可能です。

無料にも関わらず、バックアップ・復元・CSVデータ出力・パスコードの設定までついています。

対応デバイス	iOS
日本語対応	◯

ATracker

「ATracker」は1日に使った時間をわかりやすく棒グラフや円グラフで表示可能です。
日常業務や日々の家事まで、まさに仕事からプライベートまでを管理することができるので無駄な時間を過ごしていないかを簡単に可視化できます。

記録した時間をグラフでわかりやすく管理したい方におすすめのアプリです。

対応デバイス	iOS、Android OS、Windows、macOS
日本語対応	◯

Time Crowd

「Time Crowd」はタスクを行う時間が一覧になっており全てみることができます。
簡素な画面で何に時間を使用しているのかが簡単に確認できます。

また、そのデータをチーム内で共有できます。

対応デバイス	iOS、Android OS、Windows、macOS
日本語対応	◯

Team Hack

タスクの管理を始め、仕様書の共有、作業時間計測、情報共有など従来複数のツールで行っていた管理業務を一つのツールに統合したアプリです。
複数の画面を行き来する必要がないので、情報が漏れたり、見落とすなどのリスクがなくなります。

タスクごとに担当者を設定して時間の計測が可能なので、業務の進捗が把握しやすいのがメリットです。
チャット機能やファイル添付機能もそろっています。

対応デバイス	Windows、macOS
日本語対応	◯

Hours

「Hours」は毎日の予定に時間を記録できるアプリです。
記録を見て、無駄な時間がなかったかの確認が簡単にできるので、改善に向けた努力ができます。

日々の自分が使っている時間を記録したい方に向いているアプリです。

対応デバイス	iOS、Android OS、Windows、macOS
日本語対応	◯

Timely

「Timely」は見た目がGoogleカレンダーと似ていて、作業時間がすぐわかります。
作業の予定時間を登録でき、タスク終了後に実際の作業時間との比較ができます。

ただし、本アプリの無料期間は2週間のトライアル期間のみです。
また、日本語の対応はありません。

対応デバイス	iOS、Android OS、Windows、macOS
日本語対応	×

ToDo リスト

Googleアカウントと連携してタスクを管理できるアプリケーションです。
タスクごとに期日を設定すると通知がくるので失念防止になります。

連携をしていれば、いつでもどこでも編集ができるので、居場所を点々とする方におすすめのアプリです。
複雑な作業にはサブタスクを追加して、やるべき作業を簡単に細分化できます。

対応デバイス	iOS、Android OS、Windows、macOS
日本語対応	◯

ログカレンダ

ios標準カレンダーに記録される時間管理アプリです。
前もって記録したい予定を登録してタップするだけで簡単にカレンダーに反映されます。

アプリを消去してもカレンダーのデータは残ります。
Googleカレンダーに記録をまとめたい方には最適な仕様です。

なお、こちらは無料ではなく有料のアプリ(160円)です。

対応デバイス	iOS
日本語対応	◯

iライフログ

ライフログをEvernoteに記録するアプリです。
Evernoteとの連携が強みです。
また、指定した場所に入った時点で記録を開始し、出た際に記録を停止するといったことを自動で行う自動ログ機能も搭載されています。

通勤や仕事など日常生活の記録を簡単に自動で取得してくれます。

対応デバイス	iOS
日本語対応	◯

1dayスケジュール

1日の各時間ごとに、チェック式のToDoリストを設置できる簡素なアプリです。
スマホで確認しやすいように縦型のカレンダーにすることも可能です。

時間の集計はできないものの、1日の時間の使い方を確認しながらのスケジューリングが可能です。

対応デバイス	iOS、Android OS
日本語対応	◯

時間管理アプリを使って仕事の生産性を上げよう！

ここまで時間管理アプリの選び方や使い方、おすすめのアプリを紹介してきました。

時間管理アプリを利用しタイムトラッキング力を高めれば、仕事の生産性は向上し、今まで以上の成果が上げられます。

また、時間の使い方を見直すことで、今まで意識せずに浪費していた無駄な時間に気がつけるでしょう。

時間管理アプリを利用すれば、作業時間が把握できるので、仕事の納期を守ったり、効率的な仕事に役立ちます。

本記事のアプリの選び方を参考にしてぜひご活用ください。

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