ビジネスメールでのマナーは仕事で欠かせない手段であり、ビジネスマンとしての印象を左右することにもなります。

ビジネスメールを通して相手とのコミュニケーションを円滑に行なっていくためには、ビジネスメール上のマナーやコツを正しく理解する必要があります。

今回はビジネスマンとして欠かせない、ビジネスメールの基礎やマナー・返信内容のコツを紹介します。

ビジネスメールを書くうえで大切なこと

ビジネスメールを書くときは、マナーとして内容が相手に伝わりやすいように配慮する必要があります。マナーの配慮が欠けた文章を送信すると、ビジネスメールとしてクライアントから指摘が入る場合があります。

読み手である相手先への配慮

ビジネスメールを作成する際は、マナーを守り相手が読めるような文章や正しい言葉遣い、改行の仕方、構成を意識し、長くなりすぎないよう必要最低限の内容にまとめることが大切です。

常に相手の目線やマナーを考え、ビジネスメールとして恥ずかしくないように事実を簡潔に正しく伝えていきましょう。

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ビジネスメールの基本の型

まずはビジネスメールのマナーを理解する上での基礎として、基本の型を知っておきましょう。ビジネスメールの基本的なフォーマットを知っているだけで、返信が楽になり悩まずにクライアントに送ることができます。

ビジネスメールでのマナーの基本を解説します。

• ビジネスメールのフォーマットを理解しよう
• 相手の読む気が削がないように見やすい構成・内容

ビジネスメールのフォーマットを理解しよう

ビジネスメールには、理解しておくべきマナーの型があります。マナーの型は記載順に件名、宛名、あいさつ、名乗り、要旨、伝えたい内容の詳細、結びのあいさつ、署名となります。

件名は20〜30時程度でビジネスメールの内容がわかるように、宛名は送信先の相手の会社名や部署・役職、氏名を記載します。内容を記載する際は箇条書きにしたり、太字にしたりしてポイントが見やすいように心がけましょう。

ビジネスメールのフォーマットは、ビジネスマンとして基本であるため必ず覚えておく必要があるため最低限のマナーを心がけましょう。

相手の読む気を削がないように見やすい構成・内容

ビジネスメールでは、相手が一目見てどこに何が書かれているかがわかりやすいよう、箇条書きでまとめたり文節で改行したり、1行空きを作るなどを意識しましょう。

長々としたビジネスメールは相手が読む気を無くしてしまったり、読む時に負担がかかるためマナー違反になる場合があります。マナー違反にならないように、要点を的確に伝える必要があります。

ビジネスメールの基礎① 返信メールを送る際のマナー

皆さんはビジネスメールで返信する際、正しいマナーで返信できていますでしょうか。下記ではビジネスメールの基礎である、返信メールを送る際のマナーについて解説します。

• もらったすべてのメールは必ず返信をする
• 日中に返信をするように心がける
• 相手に確認してもらいやすい時間帯に送る
• 件名の「Re：」は削除せずに返信をする

もらったすべてのメールは必ず返信をする

マナーとして受信したビジネスメールで、返信が必要なビジネスメールには必ず返信するようにしましょう。対応が迅速であればビジネスマンとしての好印象にも繋がり、相手との信頼関係を築いていくきっかけにもなるでしょう。

しかし返信が遅くなったり、返信を忘れている場合には、不信感を与える要因になるため注意が必要です。

日中に返信をするように心がける

マナーとして受信したビジネスメールの返信を迅速に、行っていますでしょうか。

ビジネスメールを受信した場合は、相手が業務をスムーズに進められるよう受信したビジネスメールはその日中に返信するようにしましょう。

万が一遅れる場合は、マナーとして遅れる理由と返信期日を必ず相手に伝える必要があります。

相手に確認してもらいやすい時間帯に送る

ビジネスメールを送信する際は、マナーとして相手が確認しやすい時間帯に送りましょう。相手の迷惑にならないよう、事前に相手が所属する会社の営業時間を把握しておき、余裕をもって確認できる時間帯に送ることが大切です。

退勤直前など相手のスケジュールが狂ってしまう時間帯は避けましょう。

件名の「Re：」は削除せずに返信をする

ビジネスメールのマナーでは返信する際は、お互いに何のやり取りが行われているかわかりやすいように件名の前についている「Re：」という記号はそのままにしておきましょう。

後に過去のやりとりを確認したいときは、「Re：」という記号を残しておくことで検索しやすくなります。

ビジネスメールの基礎② お礼メールを送る際のマナー

お礼メールを送る際のマナーを4つ解説します。

• 訪問したその日のうちにメールを送る
• 定型文以外の独自要素を加えた文章を送る
• 送信相手のメールアドレスを登録してから送る
• 簡潔に書くことを心がける

訪問したその日のうちにメールを送る

お礼のビジネスメールは相手との信頼関係構築や感謝の気持ちを伝えやすくするため、先延ばしにするのではなく必ずその日のできるだけ早いうちに送信するのがマナーです。

定型文以外の独自要素を加えた文章を送る

定型文のビジネスメールは感謝の気持ちが伝わりにくいだけでなく、人によっては冷たい印象を与えてしまう可能性があります。

相手により感謝の気持ちが伝わりやすいよう、お礼メールには、1人ひとり独自要素も加える必要があります。独自要素を加えることで気持ちが伝わりやすくなり、より深い関係構築につながるでしょう。

送信相手のメールアドレスを登録してから送る

お礼のビジネスメールを送るときは、送信不備を防いだりメール作成にかかる時間を短縮したりするため相手のメールアドレスを登録しておきましょう。

アドレス帳に登録する際は、必ず相手の氏名を敬称をつけて登録しておきましょう。

簡潔に書くことを心がける

相手が気持ちよく読めるように何についてのお礼が書かれているかわかるよう、件名と本文は伝えたい内容をまとめ簡潔に書くことはマナーの一つです。相手の負担にならないよう、長々とした内容は避けましょう。

ビジネスメールとして、どこの会社の誰が何についてのお礼を述べているのかというポイントを意識して作成しましょう。

ビジネスメールの基礎③ 謝罪メールを送る際のマナー

次は相手に謝罪の気持ちを伝えるときのビジネスメールのマナーについて解説します。実際に表情などを確認することはできないため、直接会って謝罪するとき以上に丁寧な言葉遣いを心がける必要があります。

• 原因や被害の度合いなどを迅速に報告する
• 簡潔でわかりやすい文章を心がける
• いつもより念入りに誤字脱字チェックをする

原因や被害の度合いなどを迅速に報告する

ビジネスメールのマナーとして謝罪メールを送る場合は、ビジネスマンとして誠心誠意の意思を伝え今後の対応を迅速に決定していくため、トラブルなどが発生した原因やどれくらい被害が出ているかなどを迅速にかつ正確に報告しましょう。

ビジネスメールでの対応が必要な理由は以下のとおりです。この際に謝罪のメールを後回しにすると相手からの印象がさらに悪くなる可能性があります。

相手が原因や被害について把握できなければ、業務に支障をきたすなど様々な面で迷惑をかけてしまうことになります。迅速で誠実な対応をビジネスメールを送る際には心がけましょう。

簡潔でわかりやすい文章を心がける

ビジネスメールとして謝罪メールを送る場合も、自社側に非があることや何がいつどのような原因で発生したのか考えることも重要です。

現状はどのようになっていて、今後どのように対応していくつもりなのかなど、ビジネスメールで簡潔に重要な部分がわかりやすい文章を記載しましょう。

いつもより念入りに誤字脱字チェックをする

相手の会社に誠意が伝わるよう、送信する前にかならずいつもより細かく誤字脱字の有無を確認しておきましょう。

重要なビジネスメールでの誤字脱字を防ぐため、普段からビジネスメールを送る際にはチェックする癖をつけておくとよいでしょう。

ビジネスメールの基礎④ 日程調整メールを送る際のマナー

様々なビジネスマンに共通することではありますが、その中でも特に営業担当者の方は日程調整のビジネスメールを送ることが多いのではないでしょうか。下記では日程調整のビジネスメールを送る際のマナーを2つ解説します。相手とスムーズに日程調整を行うため、基礎を理解しておきましょう。

• 3〜5つほどの候補日を提示する
• メールを確認したらすぐに返信をするように心がける

3〜5つほどの候補日を提示する

日程調整のビジネスメールを送るときは相手がスケジュール調整しやすいように、基本的には候補日を箇条書きで3〜5つほど提示します。

このとき提示する候補日が少なすぎたり多すぎたりすると相手の無駄な業務を増やしてしまうことになるため気をつけましょう。

文章の最後に、日程が合わない時の対応方法についても書いておくとやり取りをスムーズに行うことができるためおすすめです。

メールを確認したらすぐに返信をするように心がける

皆さんは迅速な対応ができていますでしょうか。日程調整のビジネスメールに対して返信が来たら、スムーズにスケジュールを確定させるため迅速な返事を毎回意識しましょう。

またビジネスメールは、すぐに返信することは相手への感謝の気持ちや気遣いとしても大切です。

ビジネスマンとしての印象アップや、相手との信頼関係を築く上でもビジネスメールをすぐに返信することは、大切です。

ビジネスメールマナーを踏まえた効率的な書き方のコツ

ビジネスメールマナーを踏まえた効率的な書き方のコツを知っておくと、ビジネスメール作成にかかる時間を短縮し他の重要な業務により集中して取り組むことができます。下記ではビジネスメールの効率的な書き方のコツを3つ解説します。

• 要旨から詳細の順に書く
• 事前にテンプレートを用意しておく
• 箇条書きで読みやすくする

コツ① 要旨から詳細の順に書く

ビジネスメールでは何を一番伝えたいのかわからないような長々とした文章は、相手に負担をかけてしまうことになるため失礼です。

相手に負担をかけることなく正確に情報を把握してほしい場合は、要旨から詳細の順に書くことがビジネスメールのコツです。

コツ② 事前にテンプレートを用意しておく

一からビジネスメールを作成する場合は、時間がかかってしまい効率的とは言えません。

必要な時に短時間でビジネスメール作成ができるよう、事前にテンプレートを用意しておき、必要な箇所だけ独自要素を取り入れていくことをおすすめします。

また、頻繁にやり取りする相手はアドレス帳に登録しておくとよいでしょう。

コツ③ 箇条書きで読みやすくする

ビジネスメールで伝えたい情報がたくさんある場合、全て文章にすると相手の読む気がなくなってしまいます。

ビジネスメールでは特に重要な情報が一目でわかりやすいように箇条書きで読みやすくするように意識していきましょう。

箇条書きにすることで相手が必要な情報を把握しやすいだけでなく、自分が送る際にもビジネスメール作成にかかる時間を短縮することにつながります。

ビジネスメールにおけるマナーは、ビジネスマンとして働く人間にとって基礎的なスキル！

ここまでビジネスマンとして知っておくべきビジネスメールの大切な内容、ビジネスメールの基礎、効率的な書き方のコツについて解説しました。

ビジネスメールの基礎を理解し、相手に正しく情報を伝えることができるようになれば、相手との信頼関係構築につながっていきます。

特に営業マンであれば相手との関係構築が大切であるため、正しいビジネスメールの知識を持つことは実績の向上にもつながる可能性があります。しかしメインの業務に注力するためには、毎回行うビジネスメール作成に時間をかけすぎないことが大切です。

ビジネスメール作成を迅速に行うためには、効率的な書き方のコツを覚えておきましょう。ビジネスメールにおけるマナーは、ビジネスマンとして働く人間にとって基礎的なスキルです。必ず理解しておきましょう。

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