仕事を効率よくこなし、結果を残して評価されるような人に憧れる人は多いでしょう。

その中で重要な仕事の効率化は、要点を掴むことでできるようになります。

この記事では、そんな仕事の効率化の方法と「優秀な社員」と言われる人の特徴を紹介します。

仕事の効率化が上手な人の5つの特徴・考え方

仕事の効率化が上手な人は下記の5つの特徴や考え方を持っています。

これらの特徴・考え方がなぜ仕事の効率化につながるのかを理解して自分自身の考え方に取り入れたり、社内でも共有していくとよいでしょう。

まず行動する前に、下記の特徴・考え方を参考にして考え方から変えていきましょう。

①こだわりすぎない

仕事ができる人の特徴・考え方としてこだわりが強い人が多そうというイメージがあるかもしれませんが、実はそうではありません。

丁寧に仕事をこなすという点では、細かい部分にまでこだわりを持つことは確かに大切です。

しかし、結果的にはタイムマネジメントができない、仕事の効率化が下手という印象・評価につながってしまうため、今後のキャリアアップを目指している人にとっては良くない影響を及ぼす可能性があります。

こだわりすぎて仕事に時間をかけている人は、求められている質の範囲内で妥協できる部分を作っておくことをおすすめします。

こだわりすぎないという考え方を持っておくことで、業務効率化につながるだけでなく精神的な負担も軽減されて業務に対するモチベーション向上にもつながるのではないでしょうか。

②仕事をきちんと理解している

皆さんは、仕事の意味を理解しながら業務を行なっていますでしょうか。

企業は何らかの目標を達成させるための過程として、社員に業務を任せることが多いです。

仕事の効率化が上手な社員の特徴として、上司などから言われたことをやるだけでなく、仕事を行う意味や目的を理解しながら業務に励んでいる点があります。

仕事をきちんと理解することでゴールがイメージしやすくなり、重要なポイントと妥協できる部分との区別がつきやすくなり生産性向上にもつながります。

仕事に対するモチベーションが上がらないという方は、まず仕事の意味や目標を理解することから始めてみましょう。

③マルチタスクをしない

皆さんは、与えられたマルチタスクを無理にこなそうと必死になっていませんか。

優秀な社員の特徴・考え方として、1人でマルチタスクを無理にこなそうとする人はあまりいません。

マルチタスク（複数のタスクを同時に行うこと）は業務に対する集中力が続かない、業務のクオリティが全体的に低下して中途半端な状態になるなどの結果を招く可能性があり、上司からの評価が低下する原因ともなります。

シングルタスクに調整することで決められた業務に対する集中力を高め、仕事上でのミスを防ぎ効率化を図っていくことが大切です。

④完璧を追求しない

仕事ができる社員の特徴としては、完璧主義な考え方を持つ人は実は少ないというのを知っていますでしょうか。

仕事での評価を上げたいと思う人ほど完璧を追求しようと思いがちですが、成果や評価などに影響しないような小さなミスを修正しようとすることは時間の無駄であり生産性低下の原因にもなります。

仕事の効率化を重視するときは、点数で表現した場合80点前後程度の完成度で切り上げることが大切です。

⑤自分のキャパシティーを理解している

仕事を効率化するにあたって、自分のキャパシティーを把握することは重要です。

筆者の経験上、自分のキャパシティー以上の仕事を受け持ってしまったときは、普段しないミスをしたり、1つにかける時間がなくなったりして、効率化どころかクオリティが下がってしまいます。

自分がどれくらいの時間で何ができるのかを把握しておくことで、その中で効率化を図ることが出来ます。

その空いた時間で別の仕事を受け持つなどして、自身の成長にもつながるでしょう。

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仕事を効率化する方法・テクニック9選

先に優秀な社員の特徴について解説しましたが、自分の仕事の進め方に自信がない人は、どんな方法で修正していくとよいのでしょうか。

下記では仕事を効率化するための9つの方法・テクニックを解説していきます。

社員の生産効率に課題がある企業は、社内で共有するのもおすすめです。

目標を設定する

皆さんは目標設定を行なっていますでしょうか。

方法としては目標を短期・中期・長期と細かく分類し、目標達成を目に見えるようにすることで、仕事の成果を実感でき生産性・モチベーションの向上にもつながります。

特に日々の仕事の効率を上げるためには、毎日小さな目標を設定しそれを達成していく経験を積み重ねていくことが重要なポイントになります。

目標の設定はすぐに実行できるテクニックです。

仕事の優先順位を明確にする

業務を進めるとき、タスクリストを作成して見える化し事前に優先順位をつけることで効率的に行うことができます。

特に集中力が続かない人は、タスクを分解し達成状況を可視化するという方法・テクニックがおすすめです。

優先順位をつける際は、仕事の重要度や期限が近い順からつけていきましょう。

自分で管理するのは手間がかかるなど心配な方は、タスク管理ツールの活用もおすすめです。

仕事に集中できる状態を作る

仕事を行う環境は、快適で集中できる状態になっていますでしょうか。

仕事の効率化をはかるためには仕事に集中できる状態であることが望ましいため、デスクを整理整頓するなど自ら環境調整を行うことが大切です。

また心身の不調も集中力低下の原因につながるため、十分な睡眠の確保や栄養バランスの良い食事、自分なりのストレス発散法を見つけることなども大切です。

毎日一定のインプットを繰り返す

作業スピードを上げて業務の効率化を図っていくためには、脳内の引き出しを増やしていくことが大切です。

そのため、毎日新しい知識を身につけて少しずつインプットを繰り返していきましょう。

制限時間を設ける

業務に制限時間を設けることで、無駄な労力を費やすことなく80点前後程度の完成度でタスクを計画的に進めていくことができます。

制限時間を計画的に設定していくためには徹底したスケジュール管理・タスク管理が重要となります。

ミスの許容範囲を設定する

求められている質の範囲内であれば、ミスの許容範囲を設定しておくことも仕事を効率化するためには重要な要素となります。

80点前後程度の完成度を目指すという意識を持つことで精神的な負担が軽減され、業務に対するモチベーションの向上にもつながるでしょう。

チームで情報共有する

業務はチームで進めていることが多いため、知識の共有や業務レベルを向上させるためには、チームで情報共有を行い、メンバーの進捗状況が常に把握できるような仕組み作りが大切です。

仕事を抱えすぎない

仕事を抱えすぎてしまうと、タスクの優先順位がつけにくかったり業務に対するモチベーションが低下する可能性があります。

仕事量が多すぎて計画的に進めていくのが難しいときは、他の社員に協力を求めたり新規の業務を断ったりすることも大切です。

ツールを有効に使う

スケジュールやタスクを管理する際は、自分で全て行おうとすると手間がかかるため、ツールを有効活用するのがおすすめです。

システムやツールを活用することで、毎回入力する手間が省かれその分業務に集中することができます。

自分に合ったツールを導入していきましょう。

仕事の効率化に役立つツール

仕事を効率化するためのテクニックでツールを有効活用することについて説明しました。下記では、仕事の効率化に役立つツールを3つ紹介します。

①MA

MA（マーケティングオートメーション）はマーケティング活動を効率化したいときに役立つツールです。MAは、マーケティングを自動化するためのツールで、大きく分けて以下の3つの要素に分けられます。

このツールでは主に見込み顧客の獲得（リードジェネレーション）、見込み顧客（リードナーチャリング）、購入する可能性が高い見込み顧客の発掘（リードクオリフィケーション）の3つのプロセスを支援していきます。

②CRM・SFA

CRM（顧客関係管理システム）・SFA（営業支援システム）は、企業の営業活動を効率化したいときにおすすめのツールです。

CRMでは既存顧客の属性・接触履歴を一元管理し、顧客との良好な関係を構築することでLTV（顧客生涯価値）を積み重ねていくことを目的としています。

SFAは既存顧客・見込み顧客の営業履歴を営業チーム内で一元管理し、営業活動の効率化と営業成績の向上に役立ちます。SFAの使い方やメリットは、次のようになります。

1. アポイントを獲得した担当者が、ヒアリング内容を入力
2. 商談の担当者が商談の状況を入力
3. 商談の段階に合わせて注意点をチームに共有
4. 成約につなげるために入力された情報をもとに顧客にアプローチする

商談からの成約率を上げたいときや、商談の状況を営業担当者同士で共有したいときは、SFAツールが有効的です。商談内容の詳細を、SFAツールで管理することで、営業チーム全体の動きが見える化でき、より効率的・効果的な営業活動ができます。

案件を所有している担当者以外が見ても、商談状況や想定される問題がわかるので、営業チーム全体で契約に向けて取り組めます。

③クラウドストレージ

クラウドストレージは必要不可欠ともいえる情報共有システムです。

情報の共有やデータの保存を紙媒体で行う場合は、時間やコストの増加、業務の非効率など多くの課題点があります。

クラウドストレージを活用すれば自社でサーバー関連の管理をする必要がなく、ファイルを見たいときはクラウドストレージを活用すればインターネット上でいつでもアクセス可能です。

スマホアプリバージョンも活用すれば、移動中でもアクセスできるため便利です。

仕事を効率化してキャリアアップを目指そう！

ここまで、仕事を効率化する目的、優秀な社員の特徴や考え方、仕事を効率化するためのテクニックや方法などについて徹底的に解説しました。

生産性に課題がある企業は、社員1人ひとりが業務を効率的に行うために意識していかなければなりません。

業務を効率的に行うためには、目標設定をする、ミスの許容範囲を設定するなど様々な方法がありますが大体はすぐに始められる簡単なテクニックばかりです。まずは仕事効率化のための方法・テクニックを社内で共有し、意識付けていくことが重要です。

情報共有や営業活動などの管理に問題がある場合は、MAや CRMなどのツールを活用していくこともおすすめです。

先述したテクニックを実行して、仕事を効率化して生産性向上、キャリアアップを目指していきましょう。

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