転職活動にて欠かせない重要書類、履歴書と職務経歴書についての特集です。履歴書と職務経歴書には、それぞれにどのような役割があるのか、その違い、書き方の基本ルールや書き分け方などを紹介します。

履歴書と職務経歴書の書き方のポイントを理解して、転職活動を上手に乗り切りましょう。

履歴書と職務経歴書の役割の違い

転職活動の際には、履歴書と職務経歴書はほぼセットとして企業側に提出する機会が多いものです。どちらも応募者の概要を伝えるための重要書類であることにかわりはありません。

しかし履歴書と職務経歴書は、当初から役割がはっきりと区別されています。書き方の方法についても違いがあり、双方の基本的な記載項目などの役目や機能を理解しておく必要があります。

まずは、履歴書と職務経歴書の各役割の違いについて紹介します。

履歴書の役割

履歴書とは、過去の自分のプロフィール全般について網羅する書類を指します。言い換えれば、一般的な自己紹介として相手に伝えるために作成します。

そのため書かれる内容は、パーソナルな基本情報です。現住所・連絡先は必須項目となり、他にも主な学歴・職歴、趣味や特技などを記入します。

最も特徴的なことは、履歴書のフォーマットは、ほぼ画一化されて公式に使えるように市販されている点です。

わざわざ、ゼロベースから個人で作成する必要はなく、文具店などで販売されているフォーマットを購入して書くことができます。

職務経歴書の役割

履歴書とは違い、フォーマット化されていないのが職務経歴書です。職務経歴書を書く際のポイントは、過去の職歴についてのみ特化して、履歴書へ記載した以上に詳しく内容を伝えるために用います。

記入項目の例としては、所属した企業名・所属期間・主な業務内容。そこで残した実績などを、時系列などで洗い出して書きます。

また、自己PRをする場合も、その時の業務上での実績に関する工夫や改良点など、より具体的なPRをします。職務経歴書と履歴書との違いで決定的な点は、あくまでも職務経歴書は自由形式ということです。

あらかじめ決まったフォーマットは存在しないので、自分なりに利点を考えて作成することができます。最近では、職務経歴書のひな形などもネット上で点在しているので、それらを参考にしてもよいでしょう。

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履歴書と職務経歴書の書き方の基本ルール

転職活動を難なく通過させるために、まずは履歴書と職務経歴書の基本的な書き方の違いについて知っておくことが望ましいです。

しかし、意外とその記入方法や違いについて悩んでしまう人が多いようです。ここでは、履歴書と職務経歴書の各々について書き方の基本ルールを確認していきましょう。

履歴書の基本ルール

履歴書の記入方法は、職務経歴書のような実務能力へ注力した書き方ではなく、あくまでも応募者のプロフィール全般を記載します。

面接当日に参加している応募者の「人となり」を知るための基本情報が記載されていなければなりません。パーソナリティを重視した項目が中心となります。

学歴・職歴

履歴書にも学歴と共に職歴を書く欄があることは言うまでもありません。ただしここでは、あくまでも入学・卒業した年月や、前歴での入社・退社の年月を箇条書きにしていきます。

転職者の場合、学歴は高校卒業のあたりから書いて、大学や専門学校・そして前職へと時系列に記入するのが基本です。また、アルバイト歴については原則として記入する必要はありません。

自己PR

履歴書の自己PRには、自分が持っている強みについて簡潔に記入します。入社後、どのように企業へ貢献できそうなのかを想像しながら、キャッチーなフレーズで伝えられればよいでしょう。

いずれにしても転職希望先への志望動機と自己PRの詳細は、職務経歴書にて詳しく書くことになります。また、面接時にて質問事項として必ず聞かれるでしょう。

志望動機

志望動機に関しても自己PRと同様に、その企業を転職先に選んだ理由を簡潔に記入するよう心がけましょう。

職務経歴書へ詳しく書き込む前の導線のようなつもりで書いておけば、より話のつじつまが合っていきます。

面接の際に担当者から質問されても、スムーズに詳細を話せるように計画立てて置くことが大切です。

職務経歴書の基本ルール

履歴書とは違い、職務経歴書には定型のフォーマットがありません。自由形式で書けばよいでしょう。しかし、自由だとかえって困るという人も多いのは事実です。

調べていけば、職務経歴書の基本ルールはいくつか見つかるはずなので、まずは何かを手本にしてみることが大切です。分量としてはA4サイズで1〜2枚に納めます。

長文はNGとして簡潔な文章づくりを心がけるのがポイントです。大見出し・小見出しなどを付けてレイアウトを工夫するようにしましょう。

職務経歴

職務経歴書の一番のネックとされるのが職務経歴欄です。書き方はいくつかありますが、原則として過去の勤務先企業ごとに記載します。項目としては以下のものが一般的です。

• 企業情報（資本金・従業員数・会社規模など）
• 在職期間
• 所属部署および役職
• 業務内容（プロジェクト名・実績など）

いつ、どのような企業で、何を担当し、どのような経験をし、何が得意となって生かせるか、これらに焦点を絞りつつ、読み手が困らないよう簡潔な文章でまとめます。

ただし、注意点は、長々と説明しないことです。

自己PR

自己PR欄については、職務経歴欄の内容に応じながら工夫して書きます。もし過去に顧客との契約に成功した事例があれば、コミュニケーションやプレゼンのスキルが高くなったことをアピールします。

大切なことは、応募した企業の業務内容を注意深く確認しながら、そのポイントにマッチしたアピール文章を書くことです。

履歴書の自己PR欄よりも自由度があるので、具体的なエピソード・実績を数字にして入れると効果的です。

資格・スキル

職務経歴書での資格・スキル欄についても、応募先企業の業務内容を確認しながら合致できる資格を重視して記載します。

必ず正式名称で記載するのはもちろんのこと、取得年月日も忘れてはなりません。

もし、資格やスキルがない場合、「特になし」としたり「取得のために勉強中」と記載してもよいですが、最初から資格などの項目を作らないほうが無難です。

履歴書と職務経歴書での書き分け方のポイント

履歴書と職務経歴書には目的の違いがあっても類似している項目もあります。どのように書き分ければよいのかわからないと悩む人もいます。

もちろん過去の職務経歴の事実を忠実に書くため、内容が重複する部分があっても問題はありません。

ポイントは、一字一句コピペしたような内容では、意欲がないのではと誤解を招きかねないという点です。

そのような誤解をされないためには、履歴書・職務経歴書の書き分け方のポイントを知っておきましょう。

職歴欄の書き分け方

職歴欄の書き分けのポイントとして、履歴書では端的に概要を書くことです。入退社や異動の年月を記し、職歴欄の最後へ職務経歴書を参照するよう記載してもよいでしょう。

その一方で、職務経歴書には詳細を必ず書きます。業務経験の内容・実績を記載し、見出しや箇条書きを活用しながらレイアウトを工夫して書くことが重要です。

最初はどうしてもイメージしにくいかもしれません。そこで、職務経歴書のフォーマットやテンプレートが、Web上で検索すれば無料ダウンロードできるものが多くあります。

それらを活用して、まずは一通り作成してみましょう。

志望動機の書き分け方

履歴書での志望動機欄の書き分け方も、簡潔に要点だけを記入するのがポイントです。

応募先企業に興味を持った理由はなにかを一言で分かる程度に書き、エピソードを交えるとしても1〜2文程度にとどめておきます。

より詳しいことについては、職務経歴書のほうで述べるものと思えばよいでしょう。重要ポイントとしては、履歴書に記載した経歴・自己PRからかけ離れないことです。

その企業を選んだ理由と貢献できることはなにか、自分のスキルや考え方を詳しく記載します。

なお、先に職務経歴書を作っておいて、それを要約するように履歴書へ転記する方法がスムーズでおすすめです。履歴書と職務経歴書には違いがあっても、矛盾が生じてはなりませんので注意してください。

履歴書と職務経歴書を書く時の注意点

仮に企業側が描いている人材像にマッチした理想的な人物だったとしても、履歴書・職務経歴書への記載事項が正確でなければ、内定や採用を取り消してしまいかねません。

社会人の常識として履歴書・職務経歴書は正攻法で作成するようにしましょう。ここでは、履歴書および職務経歴書を作成する際の注意点を紹介します。

間違った情報を書かない

履歴書と職務経歴書は整合性がなくてはなりません。それ以前に、誤った情報の記載はNG行為とみなされます。

通ってもいない学校に入学した、あるいは、勤めてもいない会社に入社したことにするといった経歴詐称が発覚すると、採用取り消しはもちろんのこと、実務を始めた後でも懲戒解雇になる可能性があるからです。

他にも前職の期間をごまかしたり、無職のブランク期間を埋め合わせるような嘘の履歴は、自分を追い詰めることになってしまうでしょう。

また職務経歴書へ記載する実績・数字などの誇張や上乗せもしてはなりません。面接で深く掘り下げられ適切に返答できなければ、能力の過剰な申告として疑われてしまうでしょう。

履歴書および職務経歴書の書き方のルールとして、正直に記入するものだと心がけてください。

できるだけPCで作成する

転職活動での履歴書と職務経歴書の書き方の基本として、なるべくならPCで作成することをおすすめします。実際に指定がない限り手書きでも問題はありません。

ただし、PCで作成した書類のほうが読みやすいので、好意的な感触を得られるからです。

今ではソフトが標準装備されているか、ネット上にも履歴書や職務経歴書のフォーマットが無数に点在しています。それらを有効活用したほうが便利です。

とくに複数の企業へ応募するような場合、フォーマットを決めておき、必要に応じながら修正・追加をして多少の違いや脚色をすれば、効率的な文書作成ができます。

最近では、スマホにばかり頼りすぎてPC本体を所持していない人もいます。

しかしビジネスシーンでは、PCの取扱いと活用は必須とみなされているので、今後のためにも買いそろえておくほうがよいでしょう。

自己PRは両方に書く

履歴書と職務経歴書の両方に自己PRを記入しましょう。自己PRは選考結果を左右する項目の一つです。転職面接では必ずといえるほど自己PRを求められます。

書面上での自己PRは簡潔に記載し、履歴書では概要を、職務経歴書では詳細を記載するつもりで作成するとよいでしょう。もちろん多少は類似した箇所があっても構いません。

逆に、整合性がない自己PRでは疑われてしまいます。双方のポイントとしては、矛盾した内容や主張をしないことです。また、企業ごとに色を変えて合わせる工夫もしましょう。

仮に、A社とB社へコピーのような自己PR文を載せた履歴書や職務経歴書を提出するのはNGです。理由は、必ず面接の際に応募書類の内容についての真意を確認するような質問があるからです。

採用担当者は面接のプロです。安易な考えで臨むと見破られてしまうでしょう。書類選考で落とされないためには、心を込めて作成する必要があります。

履歴書と職務経歴書を正しく書いて転職に活用しよう！

履歴書・職務経歴書の提出は、転職の現場にて欠かせない行動です。

基本的な個人のプロフィールを提示するのが履歴書であり、過去の経験で得たスキルや実績・成果をアピールするために作成するのが職務経歴書の役目と考えておきましょう。

それぞれの書き方には目的や役割の違いがあります。整合性をもって要点・詳細を意識しながら作成するのがポイントです。

正解はありませんが、転職採用に有利な書類作りのコツがあるので、上述の内容をしっかり把握しながら書き方をマスターしましょう。

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