転職でお礼メールや気になる質問をメールでしたいとき、正しい書き方を理解していない方も多いのではないでしょうか。

転職メールは友人とのメールと違いビジネスメールに該当するためビジネスマナーが大事です。そこで本記事では、好印象を持たれる転職メールの書き方を解説します。

転職メールで好印象を持ってもらうのは大事

転職活動では、必ず企業との連絡を取るので、転職メールで好印象を持ってもらうのはとても重要です。

メールの対応次第で採用担当者の印象は左右されますが、正しいメールを送れている人は多くありません。

そのため、転職メールの返信で注意したいポイントや基本マナーについて、例文を用いて後述で解説します。

すでに採用選考は始まっている

転職メールの時から採用選考は始まっています。

転職メールの内容次第で採用担当者の印象は大きく変わります。

ただし、採用選考に転職メールが直接的に関わるわけではありません。

ですが、採用担当者の印象は変わるので採用選考は始まっているものと考えてください。

メールのやり取りであなたがどんな人か見られている

メールのやり取りであなたがどんな人か見られています。

メールの基本マナーを守れている人か、また、段落分けや改行、正しい敬語を用いて配慮がされているかなど様々な点を確認しているので注意が必要です。

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転職メールにおける大切なマナー

転職メールにおける大切なマナーは下記の3点です。

• メールの返信は早めに・遅くても24時間以内に返信する
• 本文を残したまま返信する
• 署名をつける

転職活動をしている方や転職に興味のある方は参考にしてください。

①メールの返信は早めに・遅くても24時間以内に返信する

メールの返信は見たらすぐに返すのが一般的で、遅くても24時間以内には返信してください。

すぐに返信できない時や日程を明確に提示できない際は、いつまでに返事ができるかを伝える連絡が必要です。

理由は日程を決める内容が多く、企業側もできるだけ早くスケジュール調整をおこない確定したいためです。

なお、注意点として返信のベストタイミングは企業の就業時間内で、いつでも返信してよいわけではありません。

メールを確認した時に企業の就業時間外である場合や休日の場合は、翌営業日の午前中に返信できるよう準備をしておきましょう。

②本文を残したまま返信する

ビジネスの世界では本文を引用して返信するのが基本のため消去してはいけません。

企業は一人ひとりに連絡を取っている場合は少なく、過去のやりとりをすぐに見返し内容を理解できる利点があるからです。

また、件名は変更しないで「Re」をつけたまま返信してください。

③署名をつける

署名の記載を忘れずにしましょう。

採用担当者にメールを送るときは「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載します。

プライベートで関わりのある相手だとしても仕事の内容であれば、署名をつけるのが一般的なので、丁寧なメール文にするためにも署名が大事になります。

転職メールの書き方

転職メールの書き方は下記の順番です。

1. 件名は相手から送られてきた件名をそのまま利用
2. 宛先
3. 名前を名乗りながらのあいさつ
4. 要件
5. メールを読んでくれたことへの感謝の言葉
6. 自分の名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載

誤字や脱字、順番に間違えのないように注意してください。

①件名は相手から送られてきた件名をそのまま利用

前述で説明したように返信をする際は件名を変えずに送ります。

変更なしで返信すれば、自動的に「Re :」がつくので問題ありません。

相手から送られてきた件名をそのまま利用しましょう

②宛先

メールの冒頭には下記のように記載します。

社名を省略せず氏名の前には所属部署と役職も記載します。

相手から送られてきたメールに所属部署や役職が記載されているので、

わからない場合は確認してください。

また、社名の前に株式会社がつく会社か、社名の後に株式会社がつく会社なのかにも注意が必要です。

社名は省略せず氏名や所属部署、役職に誤字や脱字がないようにしましょう。

③名前を名乗りながらのあいさつ

本題に入る前に名前を名乗りましょう。

例文は下記のとおりです。

ここでの注意点は、初めてメールする際に限り「お世話になります。」と記載します。

また、現職の社名や役職は記載不要です。

④要件

要件は結論から伝えて、簡潔でわかりやすい文章を書きましょう。

文章は長くなると相手に伝えたい内容が伝わりにくくなります。

ですので、最初に結論を書き、要件がわかるようにして簡潔に書く必要があります。

⑤メールを読んでくれたことへの感謝の言葉

要件を伝えた後に感謝の言葉が必要です。

一般的な感謝の言葉は下記の通りです。

就職活動をしている方や転職に興味のある方は参考にしてください。

⑥自分の名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載

前述の通り、署名は「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を順に記載します。

本文と区別するため「＝」「ー」などで装飾する方法が一般的です。

転職メールの返信例文

転職メールの返信例文について、下記のパターン別で紹介します。

• 書類選考応募のときの返信例文
• 面接日程調整のときの返信例文
• 面接日程を変更してもらいたいときの返信例文
• 面接後の面接に対するお礼の例文
• 面接案内が届かないため問い合わせるときの例文
• 面接・選考を辞退したいときの例文
• 内定が決まったときの返信例文
• 内定を保留にしてほしいときの返信例文

場面に応じて転職メールの書き方が異なります。

転職活動をしている方や転職を考えている方は参考にしてください。

①書類選考応募のときの返信例文

書類選考応募のときの返信例文は下記の通りです。

②面接日程調整のときの返信例文

面接日程を調整する際の返信は最低3パターンの日程を提示してください。

ただし、相手から日付や時間の指定がある場合は、

指定された日程が難しい場合を除き日程を提示する必要はありません。

例文は下記の通りです。

③面接日程を変更してもらいたいときの返信例文

面接日程を変更したい時のメールはこちらから日程を提示し、謝罪も含める必要があります。

④面接後の面接に対するお礼の例文

面接後には担当者へお礼のメールを送りましょう。

下記を参考にしてください。

⑤面接案内が届かないため問い合わせるときの例文

面接案内が届かない時に問い合わせをする際は、本当に届いていないか迷惑メールのチェックもしてから送りましょう。

例文は下記をご覧ください。

⑥面接・選考を辞退したいときの例文

面接や選考を辞退したい時は時間を置かずにすぐに送りましょう。

例文は下記の通りです。

⑦内定が決まったときの返信例文

内定が決まった時はすぐに返信をしましょう。

下記例文を参考にしてください。

⑧内定を保留にしてほしいときの返信例文

内定を保留にしたい時は保留の理由とお詫びを伝えましょう。

下記の例文を参考にしてください。

転職メールの返信で気を付けること

転職メールの返信をする際、注意点は4つです。

• 転職活動用にフリーのメールアドレスを作成する。
• 太字や色文字で装飾しない
• 段落や改行を上手に用い読みやすいメールにする
• 敬語を正しく用いる

上記の4点に注意しながら転職メールの返信をしましょう。

転職活動用にフリーのメールアドレスを作成する

転職活動用にフリーのメールアドレスを作成しましょう。

フリーのメールアドレスを作成する際、会社のメールアドレスを使用してはいけません。

公私混同と捉えられてしまう点と、重要な連絡を見落としてしまう危険があるからです。

なので、転職活動用に新しくメールアドレスを作成しましょう。

太字や色文字で装飾しない

転職メールを送る際、太字や色文字を使用してはいけません。

太字や色文字で装飾をすると、文字化けしたり、文字サイズや行間がずれてしまいます。

また、強調したいという気持ちは逆効果になるからです。

転職メールに太字や色文字は使用しないようにしてください。

段分けや改行を上手に用い読みやすいメールにする

段落分けや改行を上手に用いましょう。

スマホから転職メールを送る際は特に注意が必要で、企業側は基本的にパソコンで転職メールのチェックを行うので、一行あたり25文字以内で改行すると良いです。

また、コピーした文章を貼り付けると、改行がされずに送られる可能性があるため、そのまま送るのは避けましょう。

読みやすい文章にするため、段落分けや改行を上手に用いましょう。

敬語と正しく用いる

転職メールは敬語の使い方も重要です。

よくある間違いは下記の通りです。

正しく敬語を用い、転職活動を行いましょう。

転職メールのポイントをしっかりおさえ好印象を持たれるものにしよう

転職メールで好印象を持ってもらえるように、本記事で解説したポイントをしっかり抑えましょう。

メールの内容が採用選考で直接的に影響を及ぼすものではありませんが、担当者に対する印象は左右される可能性があります。

本記事で解説したポイントをしっかり押さえ好印象を与えられるようにしましょう。

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