転職活動に際して、身につけておきたいマナーのひとつが電話応対です。

面接などの用件を電話で伝えるときの下準備や、電話のかけ方や折り返し方、電話応対の状況別例文や注意点など、転職活動における電話応対のマナーについて解説します。

転職活動での電話応対のマナーはとても大事

転職活動において、電話応対のマナーが重要視される理由は次の2つです。

すでに人事担当者による選考が始まっている場合もある

転職活動を行うとき、電話をかけた時点から選考が始まっていることもあります。

なかには電話応対を人事担当者が行っている企業もあり、ほかの担当者が電話応対している企業でも、人事担当者が電話を受けた人に印象を尋ねることがあります。

さらに、転職後かかわることになる相手に電話での印象などが伝達されることも考えられます。

そのため、電話応対は転職活動においても重要視されます。

マナーやコミュニケーション能力もチェックされている

転職活動における電話応対を通して、マナーやコミュニケーション力などが判断されています。

企業は電話応対から相手の人物像をイメージします。

言葉遣いや応対などから、社会人としてのマナーやコミュニケーション力が評価されていると考えましょう。

転職活動において電話での対応が不適切な場合、ビジネスに必要なマナーやコミュニケーション力が不足していると判断される可能性があります。

例えば、自分の都合を相手に押し付けるような発言は不適切です。

こういった発言は、配慮に欠ける人物という印象を与えることにつながります。

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転職活動での電話をかける前に準備をしっかりしよう

転職活動に際して企業に電話をかけるときには、相手への心遣いが大切です。

転職活動において、電話をかける際のチェックポイントを紹介します。

手元に必要なものを準備する

転職に関する電話をかける前に、必要なものを手元に用意しておきましょう。

電話応対で必要なものとは、筆記用具やスケジュール帳、転職したい勤務先に関する資料などです。

要点をメモできるように筆記用具を、日程の調節にスムーズに応じられるようにスケジュール帳を、話の内容を把握しやすいように企業情報を手元に用意しておきます。

他にも、用件をまとめたメモなど、電話応対で必要になる可能性があるものがあれば、事前にそろえておきましょう。

落ち着いて話せる静かな場所を選ぶ

希望の転職先と電話をする場合、落ち着いて通話ができる場所で電話をかける（または、電話を受ける）ようにしましょう。

静かな場所を選んで電話応対することで、聞き逃しや聞き違いを減らすことができます。

また、スマートフォンなどを利用する場合、電波状況が良好かどうかもあわせて確認しておきましょう。

相手企業の就業時間内に電話をかける

転職活動において電話をかける際は、相手企業の就業時間内にかけます。

求人情報などで相手企業の就業時間を確認しておきましょう。

職種によって忙しい時間帯は異なりますが、転職に限らず社会人のマナーとして、始業前や終業後のほか、昼休みや終業間際も避けたほうが無難です。

やむを得ず電話をかける場合は、「お昼時にすみません」「業務時間外に申し訳ございません」など、はじめにお詫びの言葉を述べましょう。

転職活動での電話のかけ方

転職活動における電話のかけ方の流れを紹介します。

挨拶をし自分の名前をはっきり伝える

まずは挨拶をして、自分の名前を伝えます。

挨拶や名前とともに、相手に用件を理解してもらうために必要な情報も伝えます。

例えば、企業への応募が完了しているのであれば応募経路や希望の職種を、選考に進んでいるのであれば選考の状況などを伝えると良いでしょう。

• 例：はじめて企業に連絡するときのかけ方

「お忙しいところ失礼いたします。【求人サイト名】で求人広告を拝見しました【名前】と申します」

• 例：応募済みの企業に連絡するときのかけ方

「お世話になっております。【求人サイト名】の求人広告より【職種】に応募いたしました【名前】と申します」

担当者につないでもらう

次に、担当者へと電話を取り次いでもらうよう申し出ます。

担当者の部署名や名前を伝えましょう。

担当者の名前が分からない場合は、「中途採用のご担当者様」というような伝え方をします。

担当者が不在だった場合は、担当者が戻ってくる時間を尋ねておき、改めて連絡する旨を伝えます。

• 例：取り次いでもらうとき

「【用件】の件でお電話いたしました。【部署名】の【担当者名】様にお取次ぎいただけますか」

担当者に電話をかけた用件を簡潔に伝える

担当者と電話がつながったら、用件を伝えます。

用件を簡潔に伝えられるように、事前に話の要点をまとめておきます。

まずは何の電話なのかを伝えて、それから詳細を話します。

メールなど、別の方法で連絡するように指示を受けた場合はそれに従いましょう。

• 例：担当者に取り次いでもらった場合

「【担当者名】様でいらっしゃいますね。お忙しいところ失礼いたします。【用件】の件でお電話いたしました【名前】と申します。今お時間よろしいでしょうか」

• 例：改めてかける場合

「後ほどおかけ直しいたしますので、ご都合のよろしい時間帯を教えていただけますか」

担当者の話に疑問点があればはっきりと聞き返しよく理解する

担当者の話で不明な点がある場合は、聞き直します。

面接の日時など、必要事項は必ずメモをとり、確認のために復唱します。

再度電話する羽目にならないようにしておきましょう。

• 例：話の内容を確認する

「【確認内容】ということでよろしいでしょうか」

• 例：不明な点がない

「承知いたしました」

• 例：不明な点がある

「恐れ入りますが、【不明な点】についてお伺いしてもよろしいでしょうか」

• 例：聞き違いがあった

「大変失礼いたしました。【確認内容】ということで承知いたしました」

お礼を伝えて相手が電話を切ったのを確認後通話を終了する

最後にお礼を伝えて、相手が電話を切るまでそのまま待ちます。

これは、相手に失礼な印象を与えないためのマナーのひとつです。

ただし、相手もこちらが電話を切るのを待っているようであれば、こちらから通話を終了します。

また、固定電話を使用した場合、受話器を下ろして切るのではなく、指でフックスイッチを静かに押して通話を終了します。

長電話とならないように注意しましょう。

• 電話を切るとき

「本日はお忙しいなかご対応いただきありがとうございました。それでは失礼いたします」

転職活動での電話の折り返し方

転職活動において、電話を受けられなかったときは、できるだけ早くこちらから電話します。

メールで連絡が入っていることがあるため、先にメールのチェックを済ませておきましょう。

折り返し電話する際の注意点や折り返し方を説明します。

再度相手企業から電話がかかってくるのを待たず自分からかける

希望の転職先から着信があった場合、こちらから連絡します。

電話があったその日のうちに、できるだけ早く折り返しましょう。

終業時刻を過ぎていれば、基本的にメールで連絡を入れます。

ただし、終業時刻を過ぎてから留守番電話にて折り返すように指示があれば、非常識な時間でない限り、電話で連絡を入れます。

連絡が遅れたことをお詫びし、直近で通話できる時間帯を伝えて、電話をかけても問題がないかどうかを尋ねておきましょう。

• 折り返し方の注意点

自分から電話する（ただし、終業時刻を過ぎていれば基本的にメールで連絡する）

自分の名前と電話をくれた担当者名を伝えつないでもらう

電話がつながったら、自分の名前と連絡をくれた相手の名前を知らせます。

なお、担当者が電話に出た場合については、次の項目で紹介します。

• 折り返し方の注意点

自分の名前と担当者の名前を伝える

• 折り返し方の例

「お世話になっております。【名前】と申します。先ほど【部署名】の【担当者】様からお電話をいただき、折り返しご連絡いたしました。【担当者】様はいらっしゃいますか」

電話に出られなかったことをお詫びする

担当者に取り次いでもらったら、まずは電話に出られなかったことに対して謝罪します。

もし留守番電話にメッセージがあれば、留守番電話を確認したことをお礼の言葉を添えて伝えます。

• 折り返し方の注意点

電話に出られなかった点を謝り、留守番電話に伝言があれば、内容を確認した旨も告げる。

• 折り返し方の例

「お世話になっております。【職種】の面接を希望しております【名前】と申します。先ほどはお電話に出ることができず、申し訳ございません。今お時間よろしいでしょうか」

転職活動での電話応対の例文

転職活動における電話のかけ方と注意点を状況別に紹介します。

なお、電話をかけ直す場合は、相手の都合の良い時間帯を尋ねておきます。

かけ直してもつながらなかった場合や、かけ直すことを提案された場合は、電話をかけてもらうほうがスムーズです。

かけ直してもらうのであれば、名前と用件、電話番号を忘れずに伝えましょう。

ただし、かけてもらった電話を受けられない可能性が高いのであれば、再度都合の良い時間帯を尋ねてこちらからかけます。

求人広告の問い合わせをするとき

注意点は、転職希望者を対象にした求人では、電話での問い合わせを受け付けていない企業も多いということです。

転職を希望する企業の求人情報にメールアドレスや質問フォームなどの記載がないか、まずは問い合わせ方法を調べましょう。

また、公式サイトなどに記載されていることを問い合わせないように気をつけます。

• かけ方の例

「お忙しいところ失礼いたします。【求人サイト名】で求人情報を拝見してお電話いたしました【名前】と申します。【問い合わせたい事柄】についてお尋ねしたいのですが、ご担当者様はいらっしゃいますか」

面接の日程を再調整してもらいたいとき

注意点は、面接日程の変更を希望する理由について問われなければ、理由を詳しく説明する必要がないということです。

「どうしても都合がつかない」など、理由は簡潔に伝えます。

ただし、都合がつく日を尋ねられる可能性があるため、候補日をスムーズに答えられるようにしておきましょう。

• かけ方の例

電話を担当者に取り次いでもらう	「お忙しいところ失礼いたします。 【職種】の面接を希望しております【名前】と申します。 面接の日程の件でご連絡いたしました。【担当者】様はいらっしゃいますか」
担当者に要件を伝える	「お忙しいところ恐れ入ります。 【職種】の面接を希望しております【名前】と申します。 先日は面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございました。 今お時間よろしいでしょうか」
日程調整を依頼する	「ありがとうございます。 大変申し訳ございませんが、【面接の日程を再調整してもらいたい理由】のため、面接の日程を変更していただくことは可能でしょうか」
再調整してもらった日を復唱する	「ありがとうございます。それでは、【面接の日時】にお伺いいたします」
お礼を伝える	「私の都合でご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。 それでは失礼いたします」

内定を辞退したいとき

注意点は、内定を承諾する場合はもちろん、辞退する場合にも連絡が必要であるということです。

辞退の理由を尋ねられた場合は、相手の気持ちに配慮して、角が立つような言い方は避けるようにしましょう。

• かけ方の例

担当者に取り次いでもらう	「お世話になっております。先日内定通知をいただいた【名前】と申します。 【担当者】様はいらっしゃいますか」
担当者に用件を伝える	「お世話になっております。 先日いただいた内定通知の件でご連絡いたしました。 今お時間よろしいでしょうか」
辞退することを伝える	「この度は採用のご連絡をいただき誠にありがとうございます。 大変申し上げにくいのですが、今回は御社の内定を辞退させていただきたくお電話いたしました」
辞退の理由を尋ねられた場合、理由を説明する	「【辞退の理由】ため、決断いたしました」
お礼を伝える	「御社にご迷惑をおかけすることとなり、誠に申し訳ございません。 貴重なお時間を割いていただきありがとうございました。失礼いたします」

面接に遅刻しそうなとき

転職のための面接に遅刻しそうなときは、面接予定時刻になる前に連絡を入れます。

注意点は、面接予定時刻の5分前に到着できそうになければ連絡することです。

移動中など、電話連絡ができない場合はメールを送ったうえで、通話が可能になった時点で電話をかけます。

• かけ方の例：このまま面接を受けられるか尋ねる

※交通機関の遅延や体調不良、道に迷ったなど

「お世話になっております。本日【面接予定時刻】から面接予定の【名前】と申します。大変申し訳ございません。【遅刻理由】のため、御社への到着が【到着予定時刻】になる見通しです。このままお伺いしてもよろしいでしょうか」

• かけ方の例：面接日を変更してもらえるか尋ねる

※復旧の目途が立たない交通機関の遅延、体調不良など

「お世話になっております。本日【面接予定時刻】から面接予定の【名前】と申します。大変申し訳ございません。【遅刻理由】のため、面接にお伺いすることが難しい状況です。もし可能でしたら、面接の日程を変更していただけませんでしょうか」

留守番電話につながったとき

転職活動を進めるなかで、留守番電話サービスにつながった際は、名前と用件、電話をかけ直す旨を録音します。

時間を置いてかけ直すことも注意点のひとつです。

• かけ方の例

「お忙しいところ失礼いたします。御社の【職種】の求人に応募しております【名前】と申します。【用件】の件でご連絡いたしました。後ほど改めてお電話いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします」

転職活動での電話応対の注意点

転職活動における電話応対の注意点を3つ紹介します。

転職以外にも通用するため、覚えておくと便利です。

明るい元気な声で話す

転職活動のなかでも、特に電話応対においては、明るく元気な声で話すように意識しましょう。

電話ではお互いの顔が見えません。

話が伝わりやすいように、相手の姿を意識しながら、明るく元気な声で話すようにします。

例えば、口を大きく開けてはきはきと話すほうが、聞き取ってもらいやすくなります。

また、早口にならないように気をつけましょう。

電話をかけたときコールは５・６回まで

転職活動に際して企業に電話をかけるとき、電話の呼び出し音は6回を上限にします。

ビジネスマナーでは、かかってきた電話は3コール以内にとることが一般的です。

5～6回呼び出し音が鳴っても出ない場合、相手は通話できない状況であると予想されるため、時間をおいてかけ直しましょう。

留守番電話につながった場合は、メッセージを吹き込み、こちらから改めて電話します（メッセージ内容は前述の「留守番電話につながったとき」をご参照）。

聞き取れない場合はそのままにせず聞き直す

転職活動において、話が聞き取れないことがあれば、そのままにせずに聞き直します。

要点の聞き逃しや聞き違いを防ぐため、聞き取れなかったことを伝えて、聞き直しましょう。

電波の状況や相手側の通話環境など、聞き取れない理由はさまざまですが、相手を責めるような言い方をしないように気をつけます。

どうしても聞き取れない場合は、理由を手短に伝えてから電話を切り、こちらからかけ直します。

• 例：話が聞き取れなかった

「恐れ入りますが、お電話が遠いようです。もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」

• 例：それでも話が聞き取れない

「申し訳ございません。電波の状態が悪いようですので、一旦切らせていただきます」

転職活動での電話応対のマナーを意識して好印象を与えよう

電話のかけ方や受け方、折り返し方にはマナーがあり、相手の状況や心理などを考慮する力が必要です。

転職活動における電話応対のマナーや注意点を踏まえて、好印象を与えられるようにしましょう。

まとめ

こういったお悩みをお持ちではありませんか？

• スタートアップ企業の見極め方がわからない
• 希望に見合うスタートアップ企業が見つからない
• スタートアップに関する情報が足りない

転職に対する壁が低くなりつつある近年でスタートアップ企業に転職したい方も少なくありません。そんな中、自分に合ったスタートアップ企業を見つけることに苦労している方が多くいます。

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